采购管理流程

采购管理流程

一、招标项目流程

立项

1、由生产管理部、各分公司或委托单位（部门），应分类（招标项目，定期招标项目，特殊项目）向仓储物流部提交“采购计划单（初稿）”以及技术要求附件（初稿）和编号（简称计划书编号），并经仓储物流部核实仓储存量。采购计划单应包含：物资名称、规格型号、技术要求、数量、交货期等必要信息。

2、仓储物流部根据仓储存量，提供仓库库存中可以直供的原材辅料品名、数量，由生产管理部、各分公司或委托单位（部门）修改采购计划单数量，并由仓储物流部在采购计划单上签字。生产管理部将核定后的“采购计划单”提交采购部。

3、采购部收到“采购计划单”后应与多家供应商充分沟通与磋商，对所购物资名称、规格型号、技术要求、数量、交货期进行沟通确认，并对公司相应物资的通用付款方式（付款比例与票种）进行沟通，以便满足公司生产（产品）要求，形成最终版的“采购计划单”和技术要求附件及参标供应商名单。

4、采购部将“采购计划单”、技术要求附件以及编号、通用付款方式（付款比例与票种）、参标供应商（见“参标供应商名单”，名单表编号应与计划单编号一致）等招标条件报制造中心副总经理或以上领导审批签字后提交采购认*部。招投标

5、采购认*部依据采购部提交的相应文件资料制作招标书，同时通知运营支撑部何时何地监督招标，通知物资使用单位或技术中心参与评标。

6、采购认*部向采购部提供的“参标供应商”通过公司招投标邮箱发布招标书，招标书编号与计划单编号一致。

7、参标供应商应在规定的时间内向公司招投标邮箱进行投标，投标文件的格式应按招标文件规定格式填写。

8、采购认*部应按“采购招投标管理办法”组织相关人员进行评标。按公司的相关规定制定“招标结果审定单”，“招标结果审定单”上应有招标人、评标人、部长、中心领导的会签。

9、“招标结果审定单”应有以下内容：①产品信息：图号、工号、型号、规格、名称、数量、交货期等；②供应商信息：供应商名称、标的名称、型号、规格、数量、价格、交货期、付款方式、供应商评选等级等。

“招标结果审定单”的编号应与“采购计划单”编号一致。

招标结果批准

10、“招标结果审定单”经中心领导等人会签后转公司主管领导定标、批准、签字。

对于招标结果价格超出合同评审价格的项目应交总裁批示，将批示意见反馈到公司主管领导。

11、采购认*部将公司主管领导批准的“招标结果审定单”复印壹份，原件由采购认*部存档，复印件交采购部。

拟定签订合同

12、采购部收到“招标结果审定单”后开始拟定采购合同，经采购部部长审查并在合同签字页下方签字后将采购合同交采购认*部审查。

13、采购认*部依据“招标结果审定单”对采购合同进行价格、规格、数量、交货期、付款方式等审核，同时审核供应商单位是否是经批准的合格供应商，是否有采购认*部部长签字，审核合格在合同正本签字页下方签上审核人姓名，合格则在合同上盖章（通过上述两道校核审查监管可以直接盖章），不合格退回采购部重新拟定采购合同。

14、采购部拿到盖章后的合同，可以正式执行合同。

流标、毁标、二次招标

15、对于在投标规定时间内无供应商投标，由采购认*部确定为流标。

16、在招标中出现流标的，采购认*部应及时与供应商沟通，掌握流标原因，并及时通知上级领导、质量保*部、采购部和使用部门。采购部在与物资使用部门（或技术部门）沟通磋商（或调整需求条件）后经公司主管领导同意组织二次招标。

17、对于中标单位在签订合同前，供应商提出不执行投标文件的，定为毁标，采购部应及时通知采购认*部、质量保*部。

18、采购认*部应及时与供应商沟通，掌握毁约原因。征得采购认*部主管公司领导批准后，组织二次招标活动，或由采购认*部主管公司领导指定此次招标供应商中的某一家为新的中标单位，采购部与新的中标单位签订合同。

19、二次招标流程，按本流程第3条至第14条执行。

二、定期招标项目流程

20、由生产管理部、各分公司或委托单位在核实仓储存量后，向采购部提出“物资采购计划单”及技术要求附件。

21、采购部依据公司规定和“采购计划单”内容填写“价格审核单”，并附上一次该物资“招标结果审定单”交采购认*部审核，采购认*部审核“价格审核单”合格则签字交采购部拟定合同，不合格则退回采购部重新填写“价格审核单”。

22、采购部拿到签字合格的“价格审核单”可以开始拟定合同。

23、后续流程各部门按照“招标项目流程”第11~14条执行。

24、制造中心提出定期招标物资名录，由采购委员会审查批准定期招标物资名录。

三、特殊项目流程

25、对于外协外扩招标项目，原则上采购部应与“招标结果审定单”上确定的单位

签订合同。特殊情况下，由于其生产能力难以完成交货的，采购部应与中标企业沟通磋商，劝其退出签约。采购部可提出更改中标企业申请，并加以说明原因。经项目运营中心主管公司领导批准后，采购部方可改签，其合同价格和其他条款必须按原中标企业条款执行。

26、对于采购物资无合格供应商或合格供应商少于法定数量，采购部应寻找该物资供应商以满足法定招标数量要求，并填写“临时物资采购申请表”，报质量保*部审查。

27、质量保*部对临时采购供应商的资质、质保体系、履约能力进行审查并提出意见，审查合格报其主管公司领导批准。

28、经质量保*部审查和其主管公司领导批准后，质量保*部将临时采购供应商列入合格供应商名单中，并通知采购认*部和采购部。

29、除普材采购外，采购部应定期（每个月）将配套件采购的合格供应商名单、采购的对应物资报质量总监进行审查，质量总监应就此提出审查意见。

30、对*知识*较强的项目采取**采购，由具体使用单位主导采购计划的实施（项目立项审批、技术文件的编制、推荐合格供应商、商务谈判、合同起草、合同签订、合同执行等）。使用单位填写“临时物资采购申请表”，报质量保*部审查。质量保*部对临时采购供应商的资质、质保体系、履约能力进行审查并提出意见，审查合格报其主管领导批准。经质量保*部审查和其主管公司领导批准后，质量保*部将临时采购供应商列入合格供应商名单中，并通知采购认*部和使用单位。

特殊项目的审批由项目运营中心主管公司领导负责审批。

31、采购认*部和采购部招投标流程按照本流程第5条至第14条执行。

32、**采购参照本流程第5条至第14条执行。

33、生产用零星小件的采购，按《零星采购管理办法》执行。

34、设备零配件小件的采购，按《零备（配）件采购管理办法》执行。

35、办公用品的采购，按《办公用品采购管理办法》执行。

本流程由运营支撑部负责解释和补充修改。

运营支撑部

2014年12月17日

采购管理流程图

第2篇：采购流程管理制度范本

一、目的

为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保*采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。

二、工作程序

（一）采购原则

1、采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

3、一般日常办公用品及其它消耗用品由综合办公室人员负责采购，需求时填写《物品申请单》；

4、原材料及设备的请购由各子公司或部门自行负责采购，需求时填写《物品申请单》或《采购订单》，入库时由采购的子公司或部门对固定资产进行编码，送综合办资产管理专员处备案。

5、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

6、单次采购在金额在2000元以上的，有两名采购人员一同进行采购，单次采购金额在10000元以上的有财务部派人一同进行采购。

（二）采购申请

1、需采购部门填写《物品申请单》，填写清楚物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项，经部门负责人签字确认后交由综合办公室处；原材料及设备的《物品申请单》或《采购订单》交财务部审核。

2、采购之前，采购经办人进行统一汇总采购原则。

3、紧急采购时，由需求部门在《物品申请单》或《采购订单》上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

4、若撤销采购，应立即通知综合办公室或采购人员，以免造成不必要的损失。

（三）采购流程

1、采购经办人根据《物品申请单》或《采购订单》内需填写所购物品和数量进行估算价格。

2、原材料及设备的采购在采购之前必须把《物品申请单》或《采购定单》交到财务部进行审核，审核后报分管负责人或总经理审批后，方能给采购人员进行采购。

3、采购物料定单和采购设备必须写上公司统一规定po单号报总经理审批后复印一份交与财务。

（四）采购经办人职责

1、建立供应商资料与价格记录。

2、做好采内参市场行情的经常*调查。

3、询价、比价、议价及定购作业。

4、所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

5、做好平时的采购记录及对帐工作。

（五）采购方式

1、集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。

2、长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。

3、与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审。

一、请购及其规定

1、请购的定义

请购是指某人或者某部门根据需要确定一种或多种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2、请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素：

（1）请购的部门；

（2）请购单填写人；

（3）请购的日期及需求时间；

（4）请购的物品名；

（5）请购的物品数量；

（6）请购的物品规格；

（7）请购的物品用途；

（8）请购如有特殊需要请备注；

（9）请购部门主管；

（10）请购单审核人；

（11）公司总经理。

3、请购单及其提报规定

（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由部门主管审核批准后报采购部门；

（2）食品采购是根据*戒库存按月销量在网店管家新建采购订单，办公用品及包材采购物料的请购应统一填写《物料申请表》；

（3）食品的采购订单应由采购主管审核后再由采购专员提报至供应商，与供应商确认到货信息后填写计划到货日期，如遇缺货要及时通知采购主管从其它渠道调货。请购部门提报的其它请购单应按照要素填写完整、清晰，由部门主管审核批准后报采购部门，待采购部签字后，请购部门备份；

（4）其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，该清单的电子文档也需一并提交；

（5）遇公司经营、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

（6）单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

（7）其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报采购部。

二、请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存；

（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

（2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

三、询价及其规定

1、询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，遇到问题应及时的与请购部门沟通；

2、属于相同类型或属*近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3、对于紧急请购项目应优先处理；

4、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

5、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

6、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

四、比价、议价

1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他供应商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；

3、收到供应单位第一次报价应向公司领导汇报情况，设定议价目标；

4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验*和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。

五、入库

（1）采购物资到达仓库后，由仓库验货员严格按照验收标准查看物品的包装与日期，散装食品应做质量判定，再按照采购清单验收物资；

（2）仓库验收发现不合格品应不予入库，并及时通知采购部作退换货处理；

（3）已经验收的产品，仓库应及时的办理入库。

六、付款

采购部凭收货单及入库单填写《付款申请审批单》，最终审批后由财务付款。

第3篇：公司采购的管理流程

采购部根据企业各部门需求制订采购计划，报采购经理审核和总经理审批。公司采购的管理流程有哪些？以下是小编为您整理的相关资料，欢迎阅读！

一、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单

（1）填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。

（2）对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。

（3）提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。

（4）评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报批审核.

二、采购订单的跟催

当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

三、采购订单取消

（1）酒店取消订单：如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，以便上级作出决定。

（2）供应商取消订单：如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

四、违反合同：合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。

五、档案储存：所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.

六、采购交货延迟检讨：凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。

七、采购物品的维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能*及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况.