rfid智能档案管理系统
方
案书
目录
1系统概述.................................................................................................................................3
1.1当前档案管理现状.............................................................................................................3
1.2rfid技术简介...................................................................................................................4
1.3rfid技术应用案例...........................................................................................................5
1.3.1rfid在图书馆行业的应用....................................................................................5
1.3.2rfid在*队应用....................................................................................................6
1.4rfid智能档案管理功能简介...........................................................................................7
2智能档案管理系统总体架构.................................................................................................9
2.1rfid数据管理系统.........................................................................................................11
2.2档案管理信息系统...........................................................................................................11
3智能档案管理安全可靠*分析...........................................................................................13
3.1安全*...............................................................................................................................13
3.1.1防火用电安全........................................................................................................13
3.1.2档案使用rfid标签的安全.................................................................................13
3.1.3数据安全................................................................................................................14
3.2抗干扰*...........................................................................................................................15
4智能档案管理系统设备.......................................................................................................16
4.1智能档案架.......................................................................................................................16
4.1.1系统组成................................................................................................................17
4.1.2档案柜*实现方式............................................................................................18
4.2档案rfid标签................................................................................................................21
4.3rfid身份权限卡.............................................................................................................22
4.4馆员工作站.......................................................................................................................22
4.5智能安全检测门...............................................................................................................23
5智能档案管理系统的实施...................................................................................................25
5.1智能档案管理模式选择...................................................................................................25
5.1.1单份档案在线*管理模式................................................................................25
5.1.2档案袋在线*管理模式....................................................................................25
5.2实施过程...........................................................................................................................26
5.3设备清单...........................................................................................................................29
6智能档案管理系统应用特点与效益...................................................................................30
6.1智能档案管理系统特点...................................................................................................30
6.2智能档案管理系统应用效益...........................................................................................31
1系统概述
1.1当前档案管理现状
近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：
图1.1档案管理现状
（一）、档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长
传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案袋的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案袋内。这种*作方式耗费大量劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案袋誊写多为简单、重复*劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。
（二）、档案存放次序较易被打乱
虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工*作的随意*和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。
（三）、档案查阅耗时长
随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。
（四）、档案的盘点*作不科学
由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案袋内，因此在盘点档案时一般只清点档案袋的数量。但在每个档案袋内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反
映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案袋进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。
（五）、对失效档案的管理滞后
有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常*销毁以减少对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准确，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。
近几年来各单位档案信息化建设开展得如火如荼，各单位的信息化建设都取得了一定程度的进步。但大多实现软件信息化管理，并未在本质上提高档案管理效益。通过对馆藏纸制档案扫描实现档案的数字化，然后通过软件实现对数字化后档案的检索利用，条形码技术实际上也并没有在档案管理中广泛的应用。随着计算机网络技术和条形码技术的飞速发展，在现有的技术条件下，把rfid技术和数字档案馆建设与档案实体的科学管理结合在一起，实现一种科学高效，高度现代化管理的档案馆建设新模式已经成为可能。
鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的rfid技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能*，具有其他方式无可比拟的优越*。
1.2rfid技术简介
rfid（radiofrequencyidentification），即无线*频识别，是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。一个典型的rfid系统由*频电子标签、读写器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触*是它明显特征。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入rfid标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。
图1.2rfid基本原理
1.3rfid技术应用案例
1.3.1rfid在图书馆行业的应用
rfid技术作为一种新兴的识别、物资追踪、生产自动化控制、仓储管理、铁路车辆和货运集装箱识别等。rfid系统在图书馆的应用已经有了10年左右的历史。据checkpoint统计，截止2005年全球有超过440家图书馆采用了rfid技术，这一数字在2007年上升到2000家。
新加坡国家图书馆是*最早使用rfid技术的代表，可以说图书馆采用rfid已经是比较成熟的产品，正在推动着图书馆自动化事业的发展。据介绍，新加坡国立图书馆是世界上第一个实行该系统的图书馆，实施之后效果显著，在经费上，每年可节省2800万美元的开销;在管理上，每年节省2000名人力成本;借阅次数上，1年由1000万次提升到3100万次；在成本支出上，不到1年时间就回收了建置成本。美国德克萨斯州frisco公共图书馆采用了rfid智能图书馆系统，首先，它允许读者使用图书馆各处的自助借书亭借出图书，简化了借书过程，使图书管理员用于管理图书的时间减少了75%，提高了效率。其次，馆内所有图书的电子保安系统可以防止有人未经许可就取走图书，避免图书丢失。以前的电子安全系统只能发现33%的被窃图书，而新的rfid系统则能发现99%的被窃图书，防丢失能力提高两倍。
在国内，集美大学诚毅学院图书馆是国内首个部署rfid系统的图书馆，已于2006年2月投入使用，之后国家图书馆新馆，深圳图书馆，上海市长宁区图书馆，杭州图书馆等陆续建设部署了rfid系统并投入使用。
越来越多的图书馆已认识到rfid给图书馆带来的变革，国内大部分公共图书馆和高校图书馆均已开始规划rfid系统。
1.3.2rfid在*队应用
（一）、rfid在国外*队的应用
最早将rfid技术应用于*队是美国国防部*需供应局(dla，defenselogisticagency)，而目前对rfid技术应用最具代表*的也是美*，美*国防部对rfid技术的应用源于现代战争的需要。1991年海湾战争中，美国向中东运送了约4万个集装箱，但由于标识不清，其中2万多个集装箱不得不重新打开、登记、封装并再次投入运输系统。战争结束后，还有8000多个打开的集装箱未能加以利用。后来美*估计，如果当时采用了rfid技术来追踪后勤物资的去向，将可能为国防部节省大约20亿美元的支出。美*在海湾战争后作了深刻检讨，12年后，rfid技术更是在*战争中得到了更进一步的检验。
当时的美**战区指挥官tommyfranks在2002年7月31日下达命令，任何进入其所辖战区的物资必须贴有rfid标签。这样他就相当于得到的是一张动态物流全景图，在这个全景图的指引下，后勤补给可以获得更快、更精确的实时信息，后勤物资全程追踪，大大缩短了美*的平均后勤补给时间。rfid技术的应用使美*实现后勤物资透明化成为可能，为自动获取在储、在途、在用的*用物资可视*信息提供了方便灵活的解决方案。
rfid技术的应用，美*将武器的退货订单从2001年10月的45万件降低到2004年3月的28万件，美国国防部*需供应局宣布其*作成本——即人员进行货物管理的成本，2005年已经达到了历史最低点：15．5%。1992年，这一项成本是35％。同时，美*进行了大规模的机构精简，1991年“沙漠风暴”时，美国国防部*需供应局的工作人员将近6．5万人，而目前精简之后的美国国防部*需供应局工作人员已经降到了1963年以来的历史最低--2万左右。他们将23个仓库纳入到一套系统下进行管理．并对原来的42套业务和支持流程进行合并和重组，简化至目前的六个主要业务流程，包括物流、财务和人力资源等。到现在为止，美国国防部*需供应局已经投入了10亿美元进行业务流程整合，效益是显著的。他们为整个*队节省了大约18亿美元的费用。使用了rfid技术的美国国防部*需供应局。正在用历史上最少的人力处理历史上最复杂的事务，以前所未有的工作效率支持*事物流领域rfid技术的应用研究着美*在全世界多个战区的战斗。
（二）、rfid在我*队的应用
随着rfid的发展，我*也有部分*需仓库将rfid技术用于库存管理与物资搜寻。近
几年来，总后勤部、总装备部也在rfid方面设立了大量的科研项目，各大*、各*兵种也纷纷进行着相关应用试点工作。
在*事器械出入库、使用过程中，日常保管、安全*以及时时跟踪、调度指挥是摆在每位指战员面前的课题。利用rfid技术，可实现对器械进行时时有效的识别管理；利用rfid技术对出库器械的使用状况进行实时、准确、高效的定位跟踪、调度*、及时救援。
基于rfid技术的*械物资管理方案是针对*械物资业务全过程，通过物资流通信息的充分共享，实现各业务成员间的紧密连接，从整个*械物资管理的整体*事经济效益的提高来看问题，强调全局、整体，跨越多个业务流程、跨职能部门对管理对象进行划分，围绕从供应商到基层部队的业务流程，全方位进行协作沟通，把计划的制定延伸到供应商，建立基于共享的*械物资需求预测，最终目标是整合全社会可利用的资源为*械物资管理服务。从*械物资管理的角度来看，rfid技术的引入可以解决了手工数据采集、多标签批量读取、运动中物资数据采集、读取距离等问题，实现*械物资的跟踪、*，减少人为的失误，起到了提高工作效率目的，提高*械物资管理的自动化水平，达到了预期目标。
1.4rfid智能档案管理功能简介
从以上rfid在图书管理行业和*队中的成功应用可看出，将rfid应用*队档案管理中，有其借鉴*和可行*。档案馆管理中可以在几个方面来使用rfid技术：
（一）、实体档案的统计：通过rfid读写设备在标签中录入案卷所属的全宗号、目录号、案卷题名、该案卷中文件份数及存放地等信息。在档案案卷中安装标签，同时，通过无线网络把这些信息传送到服务器上，由专门管理软件进行处理后形成数据库。这项工作完成后，工作人员在统计档案馆藏时可以使用智能档案架自动馆藏盘点系统，不在需要核对每一个案卷。
（二）、实体档案的管理：通过在档案库房门口安装智能安全检测门，实时的收集标签信息，如果实体档案未经过授权出库，系统就会马上与保安系统连动*，保*档案的保管安全。如果是经过授权的档案出库，那么软件就会自动记录出库信息，并进行统计。
（三）、与数字档案馆项目的对应：一方面，可以在标签中写入档案的数字化信息，这样在档案数字化过程的调卷和还卷过程中只需要扫描标签就可以做的不错扫，不漏扫。另一方面，标签信息可以和档案管理软件通过接口程序连接，在利用档案时先通过档案管理软件检索到需要调卷的档案，系统就会直接把这些档案的信息发送到终端上，库房人员通过终端
可以直接找到档案库房中的档案，实现快捷，准确的调档。如果配合智能档案架，这些信息可以实现档案架自动打开档案所在架，调档人员根据智能档案架指示灯指示打开架内找到需要档案，整个过程10秒中即可完成。其次，档案在借阅过程中可以通过读取标签信息的门禁系统保*档案不会被带出档案借阅室，保*档案利用安全。
2智能档案管理系统总体架构
智能档案管理系统采用先进的rfid自动识别技术和计算机软件技术，以rfid电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在rfid芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用非接触式的智能馆员工作站、智能书架等rfid读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时系统在档案室出入口处安装智能安全门，通过远距离rfid认*，可以实现自动防盗与档案出入库确认功能。
系统的总体结构如下图所示：
系统网络拓扑结构如下图所示：
一套基于rfid技术的智能档案管理系统，按功能划分主要由rfid数据管理系统和档案管理信息系统组成。
2.1rfid数据管理系统
该系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括集成rfid读写设备的馆员工作站、智能档案架、发卡器等设备，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。馆员工作站的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库；智能档案架是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。发卡器作用是完成发放设置馆员权限卡功能。
2.2档案管理信息系统
该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成，而安全管理子系统包括*模块和*报模块。系统具体功能如下：
（1）储位管理子系统：该子系统硬件主要由智能档案密集架实现，该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案袋编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位。此外，储位自动识别模块还具有储位分配、储位信息管理的功能，可实现档案馆储位的可视化、动态化管理。
（2）查询管理子系统：在档案需要被查阅时，由该子系统提供档案编目查询、密级查询等，并发出出库指令，指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架，使得档案架上的指示灯亮起，管理人员按指示灯指示做出库作业。
（3）销毁管理子系统：档案入库前，在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期限，当到达保管期限时，销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息，由管理人员作进一步处理。管理人员也可由该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。
（4）安全管理子系统：该子系统负责档案防盗和现场监管，实施档案管理的安全机制。当档案袋在非正常情况下离开储位（指不经查询子系统发出出库指令情况下），安装于档案密集架上的读写器器将捕捉到这一信息，将档案信息无线传回管理系统，*模块将会把这一异常信息立即发送给*报模块，*报模块接受到信息后向计算机控制中心发出*报。另外，当存在非法带离档案室的档案也可通过智能安全检测门提示*信息。
综上所述，rfid数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，
由rfid数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写电子标签；档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时，可对系统用户设置不同权限，以实现对用户的安全*管理。
3智能档案管理安全可靠*分析
3.1安全*
3.1.1系统用电防火安全
智能档案架作为智能档案管理系统的核心设备，其安全可靠*是我*需要考虑的问题。在档案室墙壁或档案架上安装读写设备，智能档案架的工作电源为外接低压15~24v直流供电，避免在设备中布置高压电源引起的触电和火灾，档案室并有局域网或无线局域网覆盖，以进行数据传输。将rfid读写器rj45端口与网络设备相连接，从而可将rfid读写器读取的数据通过网络或无线网络的方式传回服务器。
在档案架中布置rfid天线，天线信号由rfid读写设备通过*频同轴线传递，*频信号为低压高频信号，并不会产生电火花，天线通过磁场耦合方式与rfid标签进行能量传递。同时，天线材质符合ul94v2阻燃标准，不会在电作用下形成导电而结焦，从而大大降低了火灾的可能*。
另外，系统提供故障检测*功能，当出现异常工作的设备时，通过系统故障检测功能的声光提示管理员进行快速故障处理。
3.1.2rfid标签安全
电子标签是rfid智能档案管理系统的硬件设计部分，电子标签的选型不仅影响到rfid技术应用过程的复杂*，而且直接影响到rfid系统的数据安全。电子标签选型时主要考虑频率和存储容量和安全*。
无源rfid标签本身不带电池，依靠读卡器发送的电磁能量工作。读写器辐*磁场遵循*标准规定，标签的封装多采用全包封装技术，即ic芯片和蚀刻天线均由聚苯乙烯等薄膜保护起来，芯片微小超薄，芯片内置限幅保护电路，一旦磁场能量超负荷，芯片将启动保护电路，保护标签芯片不被烧毁，另外标签线圈一旦人为或物理损坏，标签芯片将无法获取能量。因此rfid标签粘贴在档案袋上非常安全。
3.1.3数据安全
高频（如l3.56mhz）读写设备由于实现原理原因，抗干扰能力较强，可识别距离比超高频（如915mhz）读写器近，超高频电子标签可被识别距离达5m，识别速度快、数据传输率高，但超高频rfid利用天线远场电磁波实现能量传递，易受远处传播电磁波干扰。现阶段，为降低档案管理系统rfid技术应用成本和安全问题，所以应该尽量选择应用*强且已得到成功使用的电子标签及相应读写器设备。i3.56mhz的电子标签比较符合以上要求。另外由于13.56mhz的电子标签利用天线近磁场实现能量传递，具有读取距离可控，安全可靠等特点。电子标签应采用可读写标签，目前可读写标签多采用eeprom（电可擦除只读存储器）方式存储数据。
基于恩智浦最新发布的icodesli-sy芯片的longliferfid标签。此项最新icode产品可靠耐用，可提供40年之久的数据寿命保障，以维持长期数据完整*。这款标签是图书馆、*、法律和医疗档案馆的理想之选。高品质纸张和中*ph值的粘合技术的运用避免了文件的腐坏，这使标签的添加更便捷，且不会留下任何粘贴痕迹。这对于珍贵典藏资料尤为重要。
基于得到全球1500多家图书馆应用的可靠的icode平台，这一新解决方案具有诸多新增优点，包括安全密码保护和基准读取范围。其他关键安全*能包括受保护的电子防盗（eas）功能，及对iso15693标准的全面兼容。
rfid电子标签不仅可以嵌入或附着在不同形状、类型的产品上，而且可以为标签数据的读写设置密码保护，从而具有更高的安全*；由于rfid承载的是电子信息，其数据内容可经由密码保护，使其内容不易被伪造及变编造，安全*高。
icodesli-sy主要特*包括：
40年数据存储；
符合iso15693/iso18000-3；
2,048字节的片上存储；
可选密码的电子防盗功能；
密码保护的写入命令，以防未经授权篡改数据；
密码保护隐私模式；
基准*频(rf)*能和可靠*
3.2抗干扰*
信息化作战，最突出的变化是使复杂电磁环境从传*场环境要素中脱颖而出。在相对狭窄的战场空间，种类繁多的信息系统和电子设备云集，大量电磁辐*互扰自扰，加之敌对双方施展的电磁对抗手段，其电磁环境的复杂*对*频识别系统的影响不容小觑。描述电磁环境复杂*的主要因素是电磁辐*的强度和密集度，如背景噪声的强弱、频谱占用度的大小及辐*源的多少等。实际战场的电磁环境，难以确定的干扰源很多，有我方的各类通信设备，有敌方的电子压制和打击，有民用电子设备无意的电磁干扰，还有自然产生的电磁辐*。电磁辐*在空间、时间、频谱和功率上交叉重叠，瞬息万变，难以把握。在这种情况下，rfid系统要在*事领域获得应用推广，抵抗复杂电磁环境的干扰，也是必须解决的问题。
由于基于13.56hmz的高频rfid读写设备，利用近磁场耦合原理实现通信，是近距离识别距离技术，由于档案和读写设备日常放置于封闭的金属档案柜中，外部电磁干扰会被金属屏蔽。在战备条件下，敌方在远距离也不易对我方rfid读写设备进行电磁干扰。
4智能档案管理系统设备
智能档案管理系统中主要设备由智能档案架、rfid电子标签、馆员终端设备、智能安全检测门等设备构成。
4.1智能档案架
智能档案架作为智能档案管理系统的核心设备，实现对档案架上档案的实时*，具有分层、分面、分节的读取、定位功能，便于档案实时*与查阅盘点等需要。智能档案架内置rfid读写设备，用于对架上档案的标签识别。
4.1.1系统组成
单台rfid读写控制器支持4个档案架，双面，6层，每层为一个档案柜，系统具有读取成功率高，误读率低。读写控制器支持rs-485，以太网，无线以太网等通讯方式，可以支持近千个档案架的控制。
档案柜采用分体式设计，将rfid天线固定在档案柜内，只通过*频线与rfid读写器连接，采用*拨式方式相连接，这种方式即做到连接安全可靠，又做到安装方便快捷，能够很方便地将档案柜从档案架上拆卸或安装上。
系统主要组成如下：
1、集成rfid读写设备：实现架上档案实时盘点扫描，达到架上所有档案的在线*定位。
2、触摸屏液晶：显示温度，湿度，档案数据具*置，并有直接*控密集架打开，关闭，停止，解除禁止，浏览电脑中档案数据库等功能。
3、数字显示*控数码开关：显示档案资料所在的详细位置，并能*作密集架打开，关闭，停止。
4、led定位指示灯：直观显示档案存放于密集架的列、节、层信息。当点击档案资料打开相对应的密集架后，与档案资料相对应档案柜led灯就会自动亮起来，显示档案资料在哪节哪层，档案管理人员可根据灯光提示找到需提取的资料。
5、门禁红外线安全检测装置：当档案管理人员进入密集架内提取档案资料，此系统能自动检测管理人员的进与出，以保护档案管理人员的安全。
6、安全档案柜：每层档案柜为可拆卸结构，并配置无线电锁的安全拉门，档案柜外部提供易*拔式标准*频通信接口smb，满足战备需要。
7、物品掉落地上防挤压检测装置：当有物品掉落地上，此装置能自动检测到，使主控系统能发送命令给移动装置，使密集架停止移动，以保护资料免受到挤压。
8、列锁人身安全保护装置：当*作人员扳下此装置后，任何*作人员再无法*作此区密集架，以保护*作人员的人身安全。但在*作人员走出此列密集架后，需得把此扳手复位到打开状态。
9、照明灯：当密集架自动打开后，此照明灯能自动亮起来，密集架关闭后，此照明灯就能自动关闭，无需人工*作。
10、可拆卸密集柜：为满足*队战备需要，每层智能档案柜结构设计成可快速拆卸结构。并提供标准通信接口，方便快速装卸。
11、档案资料无序存放有序管理系统，利用rfid技术存取，检索档案，能自动查询到档案的所在位置并可打开相对应架体，档案数据录入完成后，自动生成标签信息，在上架过程中，可把多本资料同时放置，通过架上rfid读写设备扫描，能把数据新存放位置传输给服务器数据库，无需手动*作更改存放位置。
4.1.2档案柜*实现方式
档案柜*设备属于机电一体化产品，通过将档案柜信息存储在每一个档案柜的有源rfid标签内，人员开启档案柜时，使用手持rfid设备远距离读取档案柜信息，并进行信息的交换和验*，来实现对档案柜开启的授权、验*、开门，实现了锁与钥匙之间接触感应通讯方式。当设备断电时，可以使用人工*的方式开启档案柜。
所有档案架上档案柜的开关控制都由系统通过控制器进行控制，每一个档案架安装一个控制器，每一个档案柜安装一个电子锁和一张rfid有源标签，控制档案柜的开关。
档案柜*工作流程为：
档案柜*设备组成为：
1）智能电子锁
智能电子锁专门设计用于档案柜的防盗，内置收发芯片、mpu、锁控机构、通过控制器与系统进行通信实现智能*，实现真正的存取控制和使用的便捷*。可以使用手动方式*。
2）rfid有源标签
每个档案柜都安装有一张rfid标签，每一张rfid标签对应一个档案柜，rfid标签中记录档案的编号、位置等信息。rfid标签是无源免维护卡，读取距离可达10米以上。
3）控制器
安装在档案架上
4）手持*遥控机
手持*遥控机由人员手持遥控开启档案柜，能够设置档案柜的编号，并且远距离读取档案柜内的rfid有源标签的数据，通过数传模块与系统进行通信，通过档案架上的控制器驱动档案柜上的智能电子锁，实现智能开启档案柜。
智能档案架是在标准密集架的基础上，开发、研制的新一代仓储设备。自动化程度较高，储存量大、现代化管理、占地面积小，节省人力资源，提高工作效率等特点，适用于3米-8米高的库房。它既有自动化立体仓库的高存储量、自动化程度，又兼具了组合货架的低成本特*，是一种*价比较高的产品。智能档案架可通过上位机管理，进行计算机联网*作，同时增设了红外保护装置及密码锁定机构，保**作人员和档案室物品的安全，优化库房管理。
系统除了提供基本的开架、闭架、禁止、允许功能外，缺省支持多通道打开功能，还可选提供语音或灯光形式的档案位置指引功能，以架体内部温湿度监测为基础的环境*与输
出连动功能，大功率led节能绿*通道照明系统，带触摸屏的高级固定列选件。上位机管理软件在架体控制系统的支持下可完成所有的控制功能并能向第三方应用软件提供webservice控制接口。
智能档案架是集手动、电动及电脑控制于一体的光电机电一体化自动密集架，它具有结构先进、功能多样、*作简便的特点。由电脑控制系统、电子控制系统和机械传动控制系统三部分组成，技术国内领先。三部分系统各自*，且相互保护。并以人*化设计为理念，智能化控制系统与网络化管理模式为基础，实现宏观自动化控制，自动人体保护，环境调节，对资料的无序存放进行有序的管理，并引导资料提取及网络信息资源的共享。
4.2档案rfid标签
图（4.1）档案rfid标签
产品描述
选用nxp公司icodesli-sy标签，是符合iso/iec15693标准的rfid标签芯片。该rfid标签为图书馆或档案文件专用，标签印刷内容可根据客户要求定制，标签不干胶的表面涂层、面材及粘胶剂针对档案需求特别选择，高品质纸张和中*ph值的粘合技术的运用避免了文件的腐坏，这使标签的添加更便捷，且不会留下任何粘贴痕迹。
4.3rfid身份权限卡
图（4.2）档案馆rfid认*卡
产品描述
rfid借书*采用内嵌rfid标签的卡片，可在其中的rfid标签的存储晶片中多次读取管理员的基本信息，用于从事档案管理员身份辨识与查阅权限*作等。
4.4馆员工作站
图（4.4）馆员工作站
产品描述
馆员工作站可进行的档案管理*作包括：借、还、标签生成与更改等。工作台采用一体化和个*化的设计，工作台设备组件连线采用隐藏式安装，工作台外观可根据客户需求定制。工作台提供完善的中间件支持，可实现与档案管理系统和人员管理系统的无缝连接。工作台
设备组件包括：rfid中距离档案标签读写器及配套天线及管理员工作站。
4.5智能安全检测门
图（4.3）智能安全检测门
产品描述
rfid智能安全检测门是一款高*能的全方向电子标签通道检测设备，符合iso15693协议。可对粘贴有rfid标签的档案进行扫描、安全识别的系统设备，用于安保部门对档案进行安全控制，以达到防盗和*的目的。
rfid智能安全检测门检测距离大于90cm，支持eas和afi两种防盗检测模式，可读取出入人员信息和出入库档案信息，具有声光*功能，支持脱机应用及多天线并列使用，可自动统计并显示人员进出次数。
通过eas和afi两种防盗检测模式，可检测出入库档案是否被授权办理出入库手续；通过检测档案电子标签uid信息，可记录出入库档案信息，同时检测出入库馆员信息，实现出入库管理人员信息与出入库档案的信息确认。
rfid智能安全检测门采用高*能的32位处理器，结合当今先进的防冲突算法，实现了强大的标签处理能力，并具有*能稳定、抗干扰能力强等特点。
1、指示灯显示：rfid智能安全检测门两边有两排led灯，可以直观的显示*区位，当人员非法携带档案通过时，声光同时*，提示工作人员进行处理。
2、led显示：配有8位led数码显示管，可显示进出人数及设备id号。
3、预留通讯接口，可以与电脑系统等连接。
4、针对各种使用环境的电磁干扰，使整套设备具有极强的电磁抗干扰能力。
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5智能档案管理系统的实施
智能档案架作为智能档案管理系统的核心设备，档案架上档案柜采用易装卸结构，智能档案架在线*管理模式将决定标签在线*管理的层次，即是否实时在线*管理各份档案。一层档案柜内标准摆放30个档案袋，每个档案袋内标准存放10-20份档案。按照档案柜内标签使用级别的不同，分为档案袋标签和单份档案标签。
智能档案管理系统按照标签在线*管理层次不同，可分为档案袋在线*管理模式和单份档案在线*管理模式。
5.1智能档案管理模式选择
5.1.1单份档案在线*管理模式
单份档案在线*管理模式下，智能档案架实时*档案架上的单份档案。由于这种管理模式下实时盘点标签数量较多，盘点周期较长，需要实现大量重叠标签的实时读取，适合特殊档案或重要档案的实时管理。
单份档案在线*管理模式下需要读取重叠标签，由于rfid实现原理制约，将影响架上档案的识别成功率，为提高整架档案的读取成功率，我们采用专有标签重叠读取技术，可以实现100%的识别率。
单份档案在线*管理模式实现了档案架上所有档案标签的实时盘点*管理，减少人工参与档案管理工作，实现真正的无人化智能档案管理，在这种管理模式下，为提供档案的识别成功率，智能档案架上的读写设备需要特别技术开发，设备投资成本较高。
5.1.2档案袋在线*管理模式
档案袋在线*管理模式下，实现档案袋在线*管理，由于档案袋电子标签内存储该档案袋内档案的所有条目信息。因此档案袋内的单份档案标签无需实时盘点，如果有细致盘点单份档案信息需求，可将该档案袋取下档案架，放于馆员工作站或移动rfid终端扫描档案袋内单份档案标签，整个扫描过程不需要拆开档案袋。
在此种模式下需规定标签粘贴方式，即将每份档案标签粘贴区域按位置平分为20份，记为a-t，在为档案袋内的档案粘贴标签时，第一份档案将标签粘贴在a位置，第二份档
案粘贴在b位置，以次类推，这样在一个档案袋内的所有档案的标签都粘贴在不同的位置，保*同一档案袋内所有标签没有重叠，所以可以实现100%的识别率。
采用档案袋在线*管理模式优点是提高了在线盘点效率，实现了架上档案的快速*管理，提高设备可靠*，降低设备的投资成本等优势。
基于以上两种管理模式的分析，需要根据客户的实际情况来进行选择，不同的管理模式技术手段、成本大不相同。
5.2实施过程
（一）入馆
新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过馆员工作站写入档案袋rfid标签，将某一类可以汇总到同一档案袋的档案袋条目信息写入档案袋标签中，生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。档案入馆的流程如图所示：
1）标签信息项的设定
档案袋标签中储存的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时
间、保存期限、档案内容摘要等。
档案袋标签中存储的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、盒内档案袋条目等。
2）标签安装
在档案标签中，将电子标签封成不干胶纸质，贴于每个档案袋和档案袋上。利于rfid标签的粘贴与取下，同时盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。
3）标签生成
首先在馆员工作站上，写入档案袋标签信息，再将一类档案袋装于同一档案袋，该档案袋标签中已写入该盒所有档案的条目信息。
4）档案上架
入库时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入馆的档案袋信息，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案袋信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案袋的存放储位，确认无误后，管理员发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案架，储位指示点亮起，管理人员将档案袋放至指示点所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入库完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。
（二）、盘点
由于rfid的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，rfid读写器立即完成对档案袋的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。盘点过程不需要打开档案袋即可完成对整盒档案的盘点。
（三）、查阅
档案的查阅流程如图所示：
在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映*其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案经过出库口时，出库口的rfid读写器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，*模块将向*报模块发出异常*报。
（四）安全管理
安全管理子系统可实现对档案馆现场的实时*与异常*报功能，以防止档案被毁、被盗等。
（五）防毁管理
每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特*，并存入rfid数据管理系统，由*模块对这些信息进行*。在档案被查阅后归还时，管理员对该档案的物理特*再次进行检测，并与档案借出之前的数据核对，从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。
（六）防盗管理
所有馆藏档案均处于实时智能档案架的读取范围中。当档案被取出时，由智能档案架捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令
而异常离开库位，*模块会激活*报模块发出异常情况*报。另外，当有人非法从档案室带离档案时，放于档案室门口的智能安全门可对档案拿出权限进行安全检测。
（七）销毁
档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时，将保管期限写入rfid标签并存储于中心数据库中。在保管过程中，当有档案达到保管期限时，销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示，由管理员做出销毁或继续保管处理。同时，管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令，由各档案袋上的rfid标签反馈回保管期限信息，实现对档案的有效期管理。
5.3设备清单
6智能档案管理系统特点与应用效益
6.1智能档案管理系统特点
（一）、非接触式数据采集
rfid技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案袋，只需通过智能档案管理系统盘点档案架上档案，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。
（二）、快速扫描且一次*数据处理量大
rfid读写设备可以同时从多个*频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如读写器可以每秒读取100个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过100倍。
（三）、标签信息容量大，寿命长，可重复使用
和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，rfid标签可存储的数据量大大增加，可达1k甚至更大的容量；标签的内容可以反复被擦写，而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。
（四）、安全*高
标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，并且标签指示加密技术，这种高度安全*的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。
（五）、抗污染*能强和耐久*
传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染损坏，但rfid对水、油和化学*品等物质具有很强抵抗*。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损；rfid卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污染损坏。
（六）、体积小型化、形状多样化
由于rfid识别标签可制作贴纸型，具有超薄、尺寸小特点。此外，rfid标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。
（七）、可重复使用
现今的条形码印刷上去之后就无法更改，rfid标签则可以重复地新增、修改、删除rfid卷标内储存的数据，方便信息的更新。
（八）、穿透*和无屏障阅读
在被覆盖的情况下，rfid能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透*通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码
（九）、标签具有eas防盗功能
配合智能安全检测门，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走*功能。
目前我*队档案信息化建设作为目前全*档案工作的工作重点，为改善目前*队档案管理效率，推进rfid在全*档案管理中的应用已成为必然趋势。
6.2智能档案管理系统应用效益
依靠智能档案管理系统极大的提高了馆藏档案管理工作效率，不仅速度提高，更重要的是顺架的准确*也有了质的提升。通过馆藏清点，不仅能掌握准确的掌握馆藏档案数量，更能掌握档案类别和实时位置信息，实现手工顺架方式几乎不可能完成的任务。
借助智能档案管理系统，通过对档案架及粘贴有rfid标签的档案资料的扫描，可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集，帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。档案架的架位信息与档案馆仓库架位分布图融合后，可以建立出详细的档案架分布地址数据模型图，为日常档案管理提供快捷的人机界面。
智能档案管理系统的应用是rfid多项技术的综合应用，应用智能档案架为查阅档案管理者提供方便，也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。
智能档案架的出现将rfid技术在档案馆中的应用价值发挥到了最大，实现了真正意义上的“数字化档案馆”。
智能档案管理系统的应用易于在全*推广，包括：
（1）模块化结构设计
智能档案架为模块化设计，档案柜为可拆卸结构，实现快速装卸，智能档案架上档案柜提供标准通信接口，适用于在战备状态下装卸需要。
（2）数据通用读取
由于采用的智能档案管理系统基于统一的协议，符合该协议的读写设备都可进行档案标签的读写，实现全*内部通用信息读取。rfid标签为大容量存储，可记录档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等信息。在日常管理时，rfid智能档案管理系统31
只需管理档案标签的uid编号信息。在战备或异地条件下，由于脱离系统数据库，可通过读取档案上的标签信息，获取档案的基本信息，实现档案信息在全*无缝链接。
*队档案事业是**队工作和建设的重要组成部分。*队档案资源是国防和*队建设的重要信息资源。我*档案工作紧紧围绕*队现代化建设和*事斗争准备，在服务国防科研、*事外交、作战训练、*事设施保护、编史修志、落实政策、维护合法权益等方面，需要发挥重要的作用。档案信息化建设作为目前全*档案工作的工作重点，推进rfid在全*档案管理中的应用已成为必然趋势。
rfid智能档案管理系统32
第2篇：oa系统文档管理功能
OA文档管理是用于管理公司的文档，这个功能对于大部门的企业来说意义都是非常重大的，管理好企业文档，就相当于在不断积累知识经验。OA文档管理包括三大模块，分别是公司文档、我的文档、我的收藏。
一、OA文档管理—公司文档
公司文档里将文档进行了明确的分类，宇博OA文档管理中是将其默认分为5类，分别是公司活动文档、共享文件文档、制度文件文档、行政文件文档、财务文档。公司文档除了分类外，还具备新建文件夹、复制、移动文档、粘贴、删除文档、列表平铺*作、刷新*作、上传、下载、搜索、收藏等功能，其*作界面如图所示：
二、OA文档管理—我的文档
我的文档主要是用来做检索文档之用，其通过文件夹、文件名、上传人、上传时间及关键词等来查询所需的文档。其*作界面如图：
三、OA文档管理—我的收藏
我的收藏功能是跟我的文档差不多的，这栏目是展示用户所收藏的文档，其也具备文档查询功能，可以查询所需的文档，不同的是其还具备一个按标签查询的功能，界面可以参照下我的文档里的。
第3篇：档案管理系统的承诺书
为进一步规范学校综合档案管理，提高我校档案综合管理水平，扩大档案的利用程度，节约成本，提高办公效率，逐步实现档案工作的自动化和网络化的同时，确保在使用“希望之屋”档案管理系统过程中档案信息的真实*、准确*，以及网络信息利用的安全*，特签订本承诺书。
一、部门专兼职档案人员为“希望之屋”档案管理系统的用户。部门负责人指定本部门专兼职档案人员为该账号的具体使用人；专兼职档案人员向学校综合档案部门领取本部门账号与初始密码。其他个人如需申请账号，必须书面向学校综合档案部门提出申请，方可成为该系统用户。
二、用户使用学校综合档案部门根据档案管理要求为其设置账号及密码，不得使用其他用户名登录该系统，也不得转让给其他部门或其他人员使用，同时做好本部门或个人用户密码的保密工作。
三、用户使用该账号及密码登录档案管理系统，并在其权限范围内进行档案查阅、录入、上传、打印等*作。
四、用户进行查阅档案时，应遵守《广州中医*大学档案保密制度》，不得泄密，不得对档案网络资源进行恶意下载、复制、传播等*作。
五、用户在录入本部门档案材料时，应按照学校综合档案部门的要求，按规定进行录入及上传，不得提供虚假、缺漏的文件信息，应保*所录入的档案资料的真实*、完整*、准确*。
六、各部门如因工作需要，须增加账号或使用权限，应说明理由并以书面形式向学校综合档案部门申请，经学校综合档案部门审核后方可增加。
七、当本部门的专兼职档案人员发生变更时，该部门负责人应及时安排其他人员接手其账号及密码，并上报学校综合档案部门。
八、其他个人用户如因工作岗位变更，也必须及时报学校综合档案部门，由档案部门根据实际更改或取消该账号及其权限。
九、用户不得做任何有害网络安全的*作。
十、用户应遵守《大学校园网络管理暂行条例》及学校其他各项网络信息安全管理制度和管理条例。
十一、学校档案综合管理部门有权对用户及其权限进行更改或取消，用户不得有任何异议。
如有违反上述行为，学校综合档案部门将有权对用户的权限进行更改或取消等设置，甚至取消其账号。同时，用户将自愿承担全部责任。
档案管理系统使用部门：
部门负责人：
部门专兼职档案人员(签名)：
电话：xxxxxxxxxx
时间：20xx年月日