一、学校的各种教育教学、管理档案都要分别有专人管理。
二、档案管理人员对档案资料分类存放，在存放中要做到防火、防潮、防霉变、防盗、防鼠防蛀。
三、档案的调阅要严格执行制度，办理必要的借阅手续。不经有关领导同意，任何人不得借用。
四、根据档案保密程度进行保密，对有关泄露档案机密的情况酌情追究其责任。
五、对档案资料根据保存期的不同，进行定期整理。对过期已无存档价值的资料进行清除时，必须经领导同意，否则追究当事人的责任。
六、档案管理人员要严格履行自己的职责，对档案管理不当造成损失的，进行必要处罚。
学校档案归档管理制度2
学校档案归档管理制度(试行) 为加强学校的档案建设工作，达到档案收集、整理、保管，逐步走入标准化、规范化，根据区教育局档案归档要求，特制订本制度。
一、文件材料的归档原则:
1、归档文件材料必须完整。
2、文件材料必须准确地反映各部门各项活动的真实内容和过程。 二、文件材料的基本要求:
1、文件材料必须字迹清楚，不用圆珠笔、铅笔、红墨水及纯蓝墨水签批或书写，一律用黑*笔书写或打印。
2、各室各项工作中形成的应归档的全部文件材料，有各室的主管人员初步整理，组织保管，学校的文书档案(即上级来文)每年年底上交档案室;教学档案、德育档案在每学期末汇总上交档案室;基建档案、会计档案在整理结束后就可移交档案室保存。 三、归档部门及负责人:
校长室(文书档案、大事记):郭*丽，大事记的记载范围见附件一， 党支部、工会:李季
教导处(教学档案):孙永良
德育处(德育档案):李来水
基建档案:张俊威
会计档案:刘新波
照片档案:郝凤莲
声像档案:綦占龙
备注:教学档案和德育档案除了收集文字版的材料外-还要收集电子文件。 四、归档范围:
(一)校长室
1、重要会议记录。
2、学校一年一次编写组织机构，人员配备一览表、大事记。 3、学校建立、撤并、更改校名、启用*的报告、请示、批复、通知等。 4、学校干部任免，领导班子调整的文件，校内部机构负责人任免材料。
1
5、学校教职工技术职称评审、聘任、考核等记录、批准书、批复、通知等。 6、学校离退休人员登记表、审批表，改变干部级别待遇的请示、批复。 7、学校教职工违纪处分报告，调查材料，本人认识及上级机关的批复。 8、学校人员复查、落实政策报告、批复、结论材料等。
9、学校教职工辞职、退职报告和批复。
10、学校教职工调整*、培训进修等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。 11、学校各种名册
(1)教职工花名册 (2)教师任职情况表
12、学校各种统计报表
(1)教职工基本情况统计表 (2)国家干部定期年报表 13、学校工作意见、计划、规划、总结、目标管理、专题调查材料。 14、学校负责人在全校*会议上的讲话材料。
15、学校制定的各项组织简则，岗位责任制，规章制度，工作条例。 16、反映本校主要职能活动的出版物定稿和样本。
17、、教职工调动工作，大中专毕业生分配工作报到证，介绍信及存根。 18、学校领导代表学校在上级召开会议上的发言，经验交流材料。 19、学校代表上级机关起草被采用的文件最后草稿和印本。 20、学校领导参加上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。 21、上级机关领导来校视察、督导、检查工作所形成的题词、讲话等各种材料。 22、学校接待外宾等外事活动形成的文字记录。
23、学校与有关单位签订的各种合同、协议书等材料。
24、学校教职工伤亡、抚恤、遗属补助等有关材料。
25、学校教职工生活困难补助、病产假、申请领取独生子女证、聘请代课教师等有关材
料。
26、学校上报未批复的各项请示材料。
27、学校处理的重要来信、来访的有关材料。
(二)党支部
1、党支部会议记录，党支部改选，奖惩，党内规章，党费管理等工作中形成的文件。
2
2、*员名册，*党派*名册。
3、党组织年报。
4、党员组织关系转移介绍信及存根。
5、党支部拟订的工作意见，计划，规划，总结，目标管理，专题调查材料。
(三)工会
1、工会拟订的工作意见，计划，规划，总结，目标管理，专题调查材料。
2、学校教代会专题材料(会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、会议纪要、倡议书等)。
3、工会统计表。
(四)教导处
1、教师任职任课情况表。
2、教职工、班级、学生基本情况统计表。
3、其它统计报表。
4、教导处、教研组工作计划、总结、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记等。
5、学生学籍册(卡)管理。
(1)基本情况 (2)每学期品德评语，各学科成绩记录 (3)奖征情况 (4)体检健康状况 (5)义教卡 (6)出勤情况 (7)未结业离校学生去向 (8)毕业生去向
6、各类学生名册
(1)全校各班学生花名册 (2)各班学生干部名册 (3)新生入学名册 (4)各届毕业生登记表(包括小学升中学时填写的登记表和毕业登记草表)
7、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根(含学生、家长申请报告、领导人意见)，借读生审批材料。
8、学生参加区以上各种学科竞赛、比赛、文艺演出、体育运动优胜者，获奖名册，奖品复印件或照片。
9、教学教研活动形成材料
(1)关于学校各种教学方面的规章制度
(2)各科教学计划、教研活动安排
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(3)每学期总课程表、作息时间
(4)学校日志
(5)每学期班主任名单、教师任职任课情况
(6)公开课教案、评议等有关材料
(7)校本课程活动形成的材料(如各校本课程的组织情况、活动计划、活动记录、展示方案等)
(8)师范院校毕业生来校实习记录
(9)参加各级教学成果展览的展出目录、获奖材料
10、试卷和成绩
(1)每学期期终考试、升学毕业考试试卷样本
(2)学期各科成绩汇总表和单科成绩表
(3)试卷分析、成绩统计、教学质量分析
11、学校体育运动会和达标材料
(1)学校运动会手册
(2)各项成绩记录
(3)优胜者名册和成绩
(4)达标情况
12、反映学校主要职能活动和工作成果的照片、录音、录像带或cd、vcd等。
(五)德育处
1、班主任工作计划、总结、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记等。
2、教职工获得各种荣誉称号:如优秀班主任、为人师表等获奖材料(事迹登记表、批准文件、照片)。
3、学生奖、惩、事故材料
(1)评为区以上的三好生 (2)校级各类先进名册和材料
(3)开除学籍的处分材料(学校对学生处分的报告、调查材料、本人认识、上级批复、也含校外处分被*局拘留、少教、劳教、判刑有关材料)
(4)受校纪处分材料和改正情况、撤销处分时间
(5)学生伤亡事故的情况报告、调查材料
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4、其它
(1)家长会议材料
(2)与兄弟单位的教学活动、经验交流材料
(六)少先队
1、少先队工作计划、总结、管理、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记。
2、少先队学生干部名册。
3、评为区以上优秀学生干部、优秀团员等材料。
(七)总务处
1、劳动*报表。
2、学校财产、图书清册、财产、物资、档案交接凭证清册。 3、学校基建活动中形成的文件材料(学校平面图、施工、竣工、验收等各个环节中形成
的文字、图纸、计算材料、征用土地的请示与批复，校舍产权等方面的协议合同，调查报告，
危险校舍的抢修，使用情况等)。
4、设备材料
(1)设备、仪器随机文件，包括维修、使用说明书，合格证，安装图，原理图易损坏图
纸、保修、装箱单等。
(2)进口设备、贵重设备的报批、报关、检查、索赔及有关合同等材料。 (3)为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。
(4)修理记录。
(5)有关部门对设备的年检材料
5、会计凭证类
(1)单位预算会计各种原始凭证和记帐凭证
(2)涉及外事的记帐凭证
6、会计帐簿类
(1)日记帐 (2)总帐 (3)明细分类、分户或登记簿 现金出纳帐、银行存款帐
7、会计报表类
(1)各种行政事业单位决算 (2)单位预算会计月、季报表
5
8、其它类
(1)会计移交清册 (2)会计档案保管清册 (3)会计档案销毁清册
附件一:
学校大事记记载范围 1、学校成立、撤销、回复、合并、更名、隶属关系和校址变化; 2、学校教育机构和只能部门的设置和变化
3、学校领导人和中层干部的任免和变动
4、党、团、群众组织的建设和重要活动
5、学校管理体制及变革
6、重要规章制度的制定、公布与实施及修改
7、重要会议和和重要决定。
8、历次*运动及落实政策
9、学校领导人与知名人士的重要活动。
10、附属机构(附属中小学、校办工厂农场、服务公司等)的设立及变化;
11、办学规模、办学形式和学制的变化。
12、专业设置、课程设置及变化;
13、招生制度、招生范围的变化;
14、教学方法的试验与推广;
15、教学研究与科研项目的完成、鉴定、获得与教材的编写出版; 16、重要的教学科设施、设备的兴建及投入使用; 17、改善教职工工作、生活条件的重大措施;
18、学位授予点获准设立;
19、获奖学金制度、贷雪金制度及勤工助学制度的实行; 20、与产业部门、科研部门等单位合作关系的建立; 21、本校的集体和师生获得奖励和荣誉称号;
22、本校师生参加重要比赛、竞赛获得优异成绩; 23、学校教学资质(等级)的评定;
6
24、上级领导人到校视察与重要指示;
25、本校教师、教育工作者参加*、国内重要的教学和学术交流获得，与国内外教学机构、学校及教学工作者的友好往来;]
26、校刊校报的创办;
27、校舍新建扩建;
28、重大事故;
29、学校工作中的重大失误;
30、学校领导人和知名人士的逝世;
40、其他。
附件二:
电子文件的收集
一、收集范围:
文本文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，类别代码为t。 二、收集前必须填写电子文件积累登记表:
序号:积累电子文件的顺序号。一般一年一个流水号，即每年从1开始顺序编号; 题名:填写这份文件的题名。如[关于举办拔河比赛的通知"
电子文件名:全宗号+日期+题名，如[1020030208关于举办拔河比赛的通知" 类别代码:一般为t
序电子 类别 光(磁)稿本 备
题名 形成部门 形成日期 软件系统 密级 号 文件名 代码 盘号 代码 注
三、刻录:
7
以年为单位，将电子文件进行光盘刻录。要一式三份，一套移交档案馆，一套六档案室保存，一套供日常查阅。
附件三:
数码照片的收集和整理
一、分类
按其形成的年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。每个奶奶读建立一个名称为data的文件夹。
二、编号。
对文件夹中所有的数码相片文件按时间(或重要程度)先后排列，并按其排列顺序编号。一组联系密切(如一个活动、会议、事件的)数码照片应该排列在一起，编号的过程就是给数码相片进行文件名更名，即[年度+流水号"。例如，排列为2004年归档的第16张数码相片，将其拷贝到data文件夹下，重命名为[20040016"。
三、编制目录。
在更名的同时，要填写好照片档案文件级目录。
照片号 照片题名 拍摄者 拍摄时间 保管期限 备注
四、刻录。
光盘刻录一式三份，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。
附件四:
音像的收集和整理
一、音像档案原则上以一盒(盘)为一个保管单位。
二、音像档案的分类，可以按年度-载体分类，即在同一年度内按载体或格式(录音带-录像带-光盘)分别排列，然后逐盒(盘)编流水号，。例如，某立档单位(全宗号为57)2007年第一盒音像档案，其档号格式可用[57-yx-2007-001"(yx代表音像档案的类别号)
8
三、音像档案目录的填写
序号 作者 内容 制作日期 保管期限 备注
附件五:
档案鉴定小组
组 长:丛滋芬
副组长:王伟娟 李季
成 员:孙永良 李来水 张俊威 刘新波 刘爱静 郭*丽 郝凤莲
綦占龙
9
学校档案管理制度范文3
档案资料管理是学校常规管理的一个重要主成部分。它既是学校管理和教育教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是教学常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下：
1、成立档案资料室，由校办负责，校办干事(档案资料员)具体负责，其它各职能部门相关负责人协助工作。
2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。
3、学校行政人事档案包括行政会议纪录、文书档案、人事档案各种计划与安排、各种学习记录。群团教代会材料等分别由相关部门干事负责收集整理交档案室，由档案资料员整理装订、归档。
4、学校教务档案包括会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、由相关部门干事负责收集整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。
5、学校总务部档案包括会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等由相关负责人收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。
6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档，。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。
7、积极做好档案资料的(收集、整理、鉴定、立卷)工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。
8、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，查阅档案不得随意借出、不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。
9、加强档案的严禁保密，不得泄露。
局档案管理制度_局档案管理制度规范4
局档案管理制度_局档案管理制度规范
为加强局、机关档案的科学管理，提高工作效率和工作质量，应制定规范的局档案管理制度。下面小编为大家整理了有关局档案管理制度的范文，希望对大家有帮助。
局档案管理制度篇1
一、档案管理必须按照上级管理部门的要求，实行规范化的科学管理，使机关所有各类档案全部达到规范标准。
二、档案室必须经常保持干净整洁，不得存放与档案无关的其它物品，室内的温度、湿度必须符合规定标准，有防盗、防火、防虫、防鼠和防霉变设施。
三、各业务科室要于每年度12月底前，负责将本科室当年所负责实施项目的资料认真进行分类整理装订，打印存档资料清单和目录，经科室负责人签字后，交档案室统一进行专柜保存。
四、各科室文件的装订归档，档案管理人员要亲自督促检查，使其符合规定要求，不能有缺页少角现象，并按保密部门的要求，在案卷上加注秘密、绝密字样。
五、所有案卷要按年度分永久、长期、短期归类存放，不能混为一体，归类要清楚，存放要整齐，登记要细心，查找要方便。
六、档案管理人员不得私自向他人借阅案卷，经主管科室负责人同意后方可查阅，归档后的文件原则上不能摘抄、复印，因特殊情况确需复制原件和摘抄时，须经主管领导批准同意。查阅者不得私自翻阅与查找无关的其他案卷。
七、档案管理人员必须坚持对存放的案卷经常进行检查，
严防虫蛀、鼠咬和霉变。使室内案卷全部完好无损。
八、除工作人员和查阅者外，其他人员不得随意进入档案室。
局档案管理制度篇2
为加强水利局文书档案管理工作，使文件管理科学化、规范化，现制定有关管理制度。
一、文书档案资料归档范围
1、上级各级文件及通知。
2、局的工作计划、总结、主要领导的发言稿和工作经验总结，单位的发文资料。
3、各类人事档案。
4、工程项目建设资料。
5、防汛抗旱资料及水政执法资料。
二、文书档案管理工作人员职责
1、档案员经常认真学习理论和党的方针政策。
2、档案员要加强业务学习，努力提高文书档案的管理水平，使文书档案更好地为水利工作服务。
3、做好文书档案资料的报关和保密工作，做到档案内容不外传，资料不损坏、不散失。
4、经常做好档案资料的收集、整理和归类工作，并及时存档，交档案室。
三、文件登记传阅制度
1、上级来文及来往重要公文，都需经办公室收文登记、编号手续。
2、上级来文及来往重要公文，登记后贴上文件传阅单，经领导签署意见后转有关部门传阅和办理。
3、对传阅的文件凡属办公室催办的，及时了解办理情况，属有关部门办理的，及时催办归档。
4、办公室定时做好文件的清理及归档工作，如发现文件
缺少应及时追查。
5、办公室所有文件每年进行一次清点，并分类整理归档。
四、文书档案借阅制度
1、查阅档案时防止损害档案。
2、不得在档案上作任何标记和符号，不准撕毁、涂改档案。
3、查阅者不能擅自借阅与其利用目的无关的档案。
4、文书档案一般不借出，如确因工作需要必须借用时，应征得主要领导同意，并办理借阅手续，切实做好保密工作。
5、外单位因工作需要来本单位查阅档案，需凭单位介绍信、经分管领导同意方可查阅。
局档案管理制度篇3
为加强我局档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。
一、档案安全保密规定
(一)档案人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密，否则要追究责任，严肃处理。
(二)档案人员要严格执行档案的查借阅制度，借出的档案要及时归档、核实。
(三)档案人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况;离开档案室时，必须锁好文件资料柜，切断电源，关好门窗。
(四)销毁档案要登记造册，须经领导签字批准后方能进行，销毁时要有监督销毁人，并履行签字手续。
(五)档案室内严禁吸烟，以防火灾。
二、档案保管规定
(一)档案室属机要重地，外单位人员不得随意进入。
(二)保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。
(三)切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。
(四)档案人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。
(五)未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、复印、外传。
三、档案利用规定
(一)档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准确地提供档案利用服务。
(二)我局工作人员因工作需要可查阅本档案室形成的档案，凡需查阅档案、查(借)阅党组会议、局长公办会会议记录，必须经办公室主任批准后方可查阅。
(三)查阅档案须填写<档案借阅登记表>，未履行登记手续，档案室可拒绝查阅。
(四)档案室档案原则上在阅档室内使用，如因特殊情况需要借出时，须经档案管理员同意后方可借出，借出时间一般不得超过一周。到期仍需继续利用者，须办理续借手续。
(五)外单位查阅我局档案，必须持有单位介绍信，并经局办公室负责人批准后方可借阅，每张介绍信只能查阅一次档案，阅档后介绍信留档案室备查。
(六)查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。
(七)归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。
四、立卷归档规定
(一)凡是我局从事各项工作活动，所形成的具有查考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何部门和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。
(二)办公室统一制订文书档案归档范围和保管期限表，对当年形成的应归档的文件进行整理统一立卷管理。
(三)归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年九月底前完成全部整理、立卷归档工作，声像档案随时归档。
(四)立卷归档的要求。归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡我局形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统。
五、鉴定销毁规定
(一)资料的鉴定销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组要严格按照有关规定，对期满资料档案，认真进行鉴定。
(二)销毁档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组负责人审查批准。
(三)销毁档案时，必须派专人(两人以上)监督，并在销毁清册上签字。
六、档案人员岗位责任规定
(一)坚持平时整理。根据不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
(二)负责文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
(三)归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
(四)保管好应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
(五)积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
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学校档案室管理制度5
l、档案室是机要重地，非档案管理人员严禁入内。
2、档案库房必须坚固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘等措施，并经常检查各项措施是否有效。
3、对库房内各种档案进行科学分类、排列、编号，分别上架入柜，柜架排列科学、合理。
4、库房内严禁存放与保存档案无关的非档案物品。
5、经常清理环境卫生保持库房整洁美观。
6、库房内置放温、湿度检测设置，定期检查、记录、分析，库内温度应经常保持在l4—24摄氏度，相对湿度保持在45%-60%。
7、档案管理人员定期检查档案保管情况，做好记录，发现破损和字迹模糊及时修补、复制。
8、档案管理人员离开时应熄灯、关好门窗。
为了进一步加强档案的安全保管工作,制定档案管理制度如下：
1.严格执行档案安全保管和保密工作责任制。管理人员对全校档案的保管和保密工作负责;
2.档案管理人员必须严格执行档案查借阅制度，履行借阅登记手续。“保密卷”等重要材料的借阅，必须审查审批权限是否符合规定的要求;
3.档案管理员向档案利用者提供、出具有关*时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假，出具假证;
4.档案管理人员切实做好防虫、防鼠、防尘、防潮、防晒工作。保持室内清洁卫生。档案室严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入。定期检查防火灭火系统、防盗系统、计算机档案管理网络系统;
5.档案管理人员务必做到每天上下班对库房门、窗、电源等进行安全检查。做好节假日安全检查工作，发现问题，及时处理;
6.借出的档案材料务必定期归还。借出的档案材料，不得转借他人，不得带入公共场所;
7.非档案管理人员，未经允许不得进入档案室。
学校档案管理制度汇编6
堤东小学
档案管理制度汇编
堤东小学综合档案室编
2005年8月
目 录
1、 堤东小学档案管理工作规范--------------- 2
2、 文书档案立卷归档制度------------------6
3、 基建档案立卷归档制度------------------6
4、 设备仪器档案立卷归档制度----------------7
5、 会计档案立卷归档制度------------------7
6、 声像档案立卷归档制度------------------8
7、 教学档案立卷归档制度------------------8
8、 荣誉档案立卷归档制度 -----------------9
9、 文书档案归档范围及保管期限表- ------------10
10、基建档案文件归档范围及保管期限表 -----------11
11、设备仪器档案归档范围及保管期限表 ----------- 11
12、会计档案文件材料范围及保管期限表 -----------12
13、声像、荣誉(实物)档案归档范围及保管期限 -------12
14、教学档案归档范围及保管期限表 -------------13
15、档案室职责 ----------------------15
15、档案员岗位责任制及考核办法 --------------15
16、兼职档案员职责 --------------------15
16、档案保管制度 ---------------------16
17、档案借阅利用制度 -------------------16
18、档案保密制度 ---------------------16
19、档案的鉴定、销毁、移交制度 --------------17
20、不需立卷归档文件材料的范围和处理办法 ---------17
21、江门市蓬江区堤东小学档案分类方案 -----------18
堤东小学档案管理工作规范
一、档案工作的基本原则
(一)本校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。
(二)档案工作是办好本校的重要基础工作之一，是衡量本校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估本校全面建设的重要内容之一。
(三)本校必须按照<档案法>和<广东省档案管理规定>管理好档案。对档案实行集中统一管理，确保完整、准确、安全、便于开发利用。
(四)本校应制定立卷归档制度，逐步做到[三纳入"、[四同步":纳入本校工作计划和规划、纳入管理制度。纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布臵、检查、总结、验收各项工作时，要同时考虑做好档案工作。
(五)本校应设立综合档案室，明确一位校领导分管档案工作，校内各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并配备适当的专(兼)职档案人员。各级领导要关心档案人员的思想、工作、生活，不断提高档案人员的*、业务素质和生活待遇。档案人员应相对稳定。
(六)要把档案工作列入本校发展计划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。
(七)本校档案工作要逐步从经验管理向科学管理转变，采用电子计算机等先进技术管理档案，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。
二、档案室的主要任务
(一)贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，规划全校档案工作。
(二)制定本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
(三)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。
(四)开展档案的利用工作。
(五)参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。
(六)参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
(七)接受同级档案部门及上级业务主管部门的监督指导，培训全校各有关部门兼职档案工作人员。
(八)开展档案宣传和教育活动。
(九)完成本校领导交办的其他任务。
三、档案工作的制度建设
(一)综合*的规章制度，包括各种综合*的实施办法、细则和规定。
(二)立卷、单份文件归档制度，包括各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。
(三)档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。
(四)档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。
(五)档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。
(六)利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
(七)档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。
(八)岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。
四、档案人员的素质要求
(一)能认真学习马列主义、*思想、*理论和[三个代表"重要思想，执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。
(二)能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识，工作责任心强，敬业爱岗。
(三)具有大专以上文化水平和一定专业知识并经上岗培训。
五、档案的收集
(一)收集范围。
1、本校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对本校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。
(1)本校档案的归档范围共分七大类:文书档案、教学档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、荣誉实物档案、特殊载体(含声像)档案。
(2)国内外与本校有关的各种具有保存价值的其它资料。
(3)校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料，可交由本校档案室作资料保存。
2、建国前本本校的各类档案。
3、并入本校的单位的档案资料。
4、上级决定由本校保管的撤销单位的档案。
(二)立卷归档分工。
1、部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础，校内各部门必须分工明确，协同配合。
2、本校领导及各职能部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。
3、全校*、综合*的由校长办公室负责整理归档，其余按部门职能分工负责立卷归档。
4、整理立卷归档涉及多个部门的文件，应由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。
(三)归档文件和案卷的质量要求。
1、归档文件及案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。文件材料必须准确反映本校教学、教研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。
(1)文书档案(即党政工团类档案)，按[卷"整理的，依问题、时间或重要程度组卷。 按[件"整理归档的，可采用年度-类别(二级类目)-保管期限的方法分类，文件数量少的单位可采用年度一保管期限的方法分类。
(2)教学、科研、基建、设备等专题*、成套*的档案，按阶段、项目、型号等分别组卷(具体参阅各工作规范)。
(3)特殊载体类，按类别(指实物、照片、录音、录像)、内容、项目组合。
2、确定文件材料的保存价值，要根据本校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断:
(1)凡反映本校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
(2)凡反映本校一般工作活动，长期对本校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；
(3)凡在较短时期内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。
3、对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余列为短期保管或作资料保管。
4、卷内文件排列，卷内文件要求文字材料在前，图样在后(图样按目录或图号排列)、正文在前，文稿在后。
5、编目:卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角(背面有文、图的在左上角)编页号。单份整理的文件材料按件号顺序编制打印归档文件目录。
对文件材料原有题名不能随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加［］。没有责任者、日期的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。检查人应是立卷单位负责人。
7、案卷题名:案卷题名应简明确切，体式一致。题名须包括责任者、内容、名称(文种)等。字数一般不超过50个字。
8、案卷装订:案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面，并用毛笔、钢笔或计算机打印封面的题名和应填写的项目。
(四)归档时间和手续。
1、党政部门和按年度归档的部门应在次年三月底之前初步立卷(整理)后，移交综合档案室。
2、教学部门和按教学年度归档的部门应在每学年结束后三个月内，将文件材料整理立卷，并移交综合档案室。
3、教研档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。
4、基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并移交综合档案室。
5、设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。
6、会计档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管二年期满后的次年6月底前移交综合档案室。
7、特殊载体档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介或实物，在2个月内移交综合档案室归档。
8、随时接收上级规定应接收的档案。
9、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。
六、档案的整理
(一)划分全宗。
1、档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
2、建国后本校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称随本校名称变动而改变。
(二)档案的分类、编号。
1、档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属*逐卷或逐件分别归类编号。
2、分类是以全宗为单位，按档案产生的领域范畴，结合记述的内容*质，对库存档案整理、编号、排架。
(三)档案检索工具的编制。
1、案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。
2、从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具:全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。
七、档案的计算机管理
(一)档案管理应纳入本校自动化信息管理网络，使用与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。
(二)计算机档案管理系统应用软件的配臵环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。尽可能选用容量较大，档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和本校教育管理信息系统联网要求。
八、档案的保管
(一)库房要求。
1、新设臵的库房应基本符合国家档案部门的有关规定。原有不合格库房，应按规范逐步改造。新建办公楼或教学楼应考虑档案库房的设臵。
2、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
3、库房标准温度为14-24c，标准相对湿度为45-60%。
(二)库房应根据工作需要逐步配臵计算机、复印机、抽湿机、空调机、吸尘器等必须的设备。
(三)档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。
(四)库房排架应从左至右，从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架，库房排架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放指引卡和示意图。
(五)综合档案室应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。
(六)特殊载体档案的保管，见[特殊载体档案工作规范"。
九、档案的鉴定和统计
(一)档案的鉴定。
1、综合档案室应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已到期的档案进行鉴定。
2、在分管校长领导下，由档案室和相关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。
3、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
(二)档案的统计。
1、建立健全统计台帐并指定专人负责，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据，按档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表。
2、按上级主管部门和本校要求进行定期的综合或专项统计分析。
3、对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，并报本校领导审阅。
十、档案的开发利用
(一)档案人员要熟悉库藏，主动为校领导和各部门提供利用服务。
1、要充分发挥本校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。
2、综合档案室内应有阅览室和复印设备，为利用者提供方便。
(二)珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。
(三)建立健全利用手续。
1、凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写<档案借阅登记表>，经批准才能给予利用。
2、利用结束后，利用者应如实填写<档案利用效果登记表>，留档案室存查。
3、本校档案一般不外借，特殊情况，经校领导批准后方能借出。对借出的档案，档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并根据不同情况，按规定进行处理。
十一、档案的编研和学术研究
(一)本校档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。自编或配合有关部门编写重要参考资料。
1、编研的重要参考资料包括:本校沿革、历任校领导(含副职)简介、本校各种基础数据汇编、年鉴、本校大事记(可与党办、校办合编)、重要档案史料汇编、重要专题文件汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等)、重要会议简介等。
2、档案室对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。印发前应报有关部门或分管校领导审查。
(二)本校应积极参加本系统，本地区的档案协会(学会、研究会、协作组)活动，以及其它类型的档案学术与业务研讨活动。
文书档案立卷归档制度
为了规范文书档案材料的管理，根据上级有关规定，结合本校实际，制定本制度。
一、凡是本校在日常工作中主要活动形成并办理完毕的，具有保存和查考利用价值的各类文件材料均应立卷归档。主要包括:
1、上级主管部门对本校下达计划任务的通知和有关批复的文件材料及有关小学的一些法规*文件等。
2、本校及其各部门活动形成的、总结、报告(含专题总结)各种简报。
3、本校党、政、工、团、队、妇在工作活动中形成并办理完毕，且具有保存价值的各类文件材料。
4、本校制度的各项规章制度材料。
5、本校的大事记、奖惩记录、反映本校重要活动的组织材料、校刊、汇报、专题文章。
6、本校机构设臵、人事教职工等各种统计报表、名册、调资晋级、*名册、技术职务晋升、人员职务任免、通报表彰、组织机构变革等人事、*材料。
7、各种会议材料(含会议记录)及调查资料。
8、本校典型的经验材料，需备案的重要报送材料。
二、及时做好文件材料的收集积累工作。
1、上级文件材料使用完毕及时送交档案室存档。
2、本校打印的文件材料，需留两份交档案室，以备归档和作重份汇编。
3、各种重要会议的文件材料，在会议结束后要全部交档案室，以便整理归档。
4、本校各部门，要定期将办理完毕的文件材料清退给档案室，分别存放，以备立卷归档，不得由承办部门或个人分散保管，更不得归为己有。
5、本校各部门平时要做好形成的文件材料积累工作，按规定定期将办理完毕的文件交档案室，并协助档案室做好立卷归档的工作。
三、凡归档的文件材料规格质量要符合要求，不得使用圆珠笔或铅笔起稿和批改文件。文件应去掉金属物、破损的文件应裱糊、字迹扩散的应复制与原文一并立卷。
四、文书立卷归档工作要按规范要求进行，要编制完整的<档案目录>(由目录封皮、立卷说明、案卷目录、卷内文件目录组成)，一式三份，并编制其它如专题目录等检索工作。
五、本年度的文书立卷归档工作，翌年第一季度完成，最迟不超过上半年。
基建档案立卷归档制度
为加强基建档案的管理，方便提供利用，根据国家档局、国家教委<基本建设项目档案资料管理暂行规定>，结合本校实际，制定本制度。
一、归档范围:
1、有关建设项目的立项申请及上级的批复。
2、选址报告、地质勘测报告、征用土地的申请、批准使用土地的文件。
3、报建手续的文字材料。
4、建筑图纸、设计方案、工程预算、预算材料和施工合同、拆迁协议等。
5、施工、竣工、交工验收的材料。
6、使用过程中出现问题的处理和改造、扩建等文件材料。
二、归档时间:
工程竣工后二个月内由项目负责人同档案员收集、整理整个工作的文件资料、图纸等，整理好移交档案室。
三、归档要求:
1、凡是归档的技术文件材料和图纸都必须收集齐全，系统整理，按工作专业分别组卷，图纸一律折叠成297×210cm为准，散装的图纸要求每张加盖档号章、填写类号、卷号、件号。
2、本校全部基建档案及其底图等材料由档案室负责管理。
设备仪器档案立卷归档制度
为了更有效地保护和发挥设备仪器档案在工作活动中的作用，更好地保护和使用设备仪器，根据有关规定制定本制度。
一、设备仪器档案是指办公和教学活动中直接使用的设备仪器及其说明书、使用介绍书、图纸等，是档案的重要组成部分，所以，必须严格保管和科学管理。
二、归档范围
1、重要办公设备的仪器的说明书、图纸、保修卡等。
2、重要教学设备的图纸、使用说明书等。
三、归档时间
本校在购买使用各设备仪器后一个月内将设备仪器的说明书或使用介绍书等材料移交综合档案室整理、归档。
四、归档要求
凡是应归档的说明书、使用介绍书必须收集齐全，并且按照要求规范整理、归档。
会计档案立卷归档制度
为了加强会计档案管理，根据国家财政部、国家档案局制发的<会计档案管理办法>和省、市财政部门、档案部门有关会计档案管理的规定，结合本校实际，特制定本制度。
一、会计档案是指本校财会部门在各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的核算材料。会计档案是本校全部档案的重要组成部门，主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等。必须按规定进行收集、整理、归档。
二、归档范围:
1、会计凭证包括会计原始凭证、记帐凭证等。
2、会计帐簿包括银行和现金明细帐、总帐、预算内、外收支帐簿、固定资产帐卡、辅助帐。
3、会计报表包括年度会计报表、月报表、主要财物指标。
4、其它资料:*计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。
三、归档时间:
每年形成的会计档案，在翌年三月底以前，由财会人员进行整理，按规定确定保管期限，按照本校的财会档案分类编号方法组卷。整理好的会计档案在财务室保管二年后，由财会人员列好清单向档案室移交，经验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份清单备查。
四、归档的要求:
1、归档的会计档案、务必齐全、完整、真实、准确。
2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐、装订牢固。
3、装订时应注意调节成册的厚薄，以便保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚，加盖经办人*。
4、要编制完善的档案目录。
五、档案的管理:
1、会计档案由财会人员负责做好平时档案材料的收集、积累、整理、保管工作。
2、查阅财会档案的人员只限在指定地点查看、严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏，对违反者，视情节轻重，报告有关领导给予处理。
3、加强档案的统计工作，及时收集档案利用的效益，档案管理人员要对查阅档案的利用效果进行登记。
声像档案立卷归档制度
为加强本校声像档案的收集、整理和管理工作、更好的保护声像档案和充分发挥声像档案在本校各项工作的服务作用，根据<照片档案管理规范>和上级有关规定，结合本校实际，特制定本制度。
一、声像档案是指本校行政工作和业务活动及发生在本系统、本地区重大事件等形成和某项工作需要而购进的照片、底片、录音带、录像带、机读光(磁)盘(碟)等。
二、归档范围
1、上级领导视察本校各项活动形成的照片、底片、录音带、录像带。
2、上级机关在本校召开的工作会议、现场会议的照片、底片、录音带、录像带。
3、本校召开的各项重要会议、举办重要的文艺、体育、业务学术交流、总结表彰、重大纪念活动的照片、底片、录音带、录像带。
4、对外公开教学活动。
5、反映本校机构改革、房屋变化等的照片、底片等。
6、各个时期领导班子的照片及每届毕业留影。
7、本校荣获的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉实物的照片。
8、本校教学工作活动中形成的机器识读光(磁)盘(碟)。
三、归档管理要求:
1、声像档案必须详细记录摄录时间、地点、人物、内容及摄录人。
2、具有保存价值的声像材料，由摄录人在完成后一个月内及时整理，将正片与底片对应夹好，移交档案室。
3、声像档案由档案室集中统一管理，不准由个人私存。
4、档案室协助摄录人整理、签定声像材料，档案室负责保管、统计和提供利用。
5、声像档案由档案室按<档案分类编号方案>统一编号，分别编目、排列存放。
教学档案立卷归档制度
为了加强本校教学档案管理工作，使之更好地为教育科研和本校的改革发展服务，根据本校的实际情况，参照有关规定，制定本制度。
一、归档范围:
凡是本校教学、后勤管理工作中形成并办理完毕的具有保存查考利用价值的文件材料，包括校务、教务、班级教育、体育卫生、后勤、家长工作、教育教学及其它工作计划、总结、教研活动及课题研究成果资料、教学质量分析、图片资料、自编优秀教材和教案、优秀论文集、专题总结汇报材料、奖惩记录、各级先进表彰、成绩统计表、体卫管理资料、体格锻炼情况记录、学籍册、学生花名册、新生入学名册、家长本校的教案、计划、总结、家长本校工作资料、家长开放日记录、后勤工作的通知、意见、决定等文件材料。
教师个人业务档案，含优秀教案、论文、教育笔记、年度考核总结、各项业务检查评比、先进
事迹材料、学历证书、聘用证书、所获取各种荣誉的影印件等。
二、归档要求:
凡是归档的文件材料必须收集齐全、系统管理、书写要合符规范要求。
三、归档时间:
教学档案按学年度时间归档。要求在新学年度开始后三个月(即每年11月份)前将上学年度的教学档案按规定归档完毕。
四、档案管理要求:
1、全部教学档案及有关材料的收集、管理、归档由档案室负责。教学档案数量较大，内容较多，必须注意平时做好收集积累材料的工作，及时把归档的材料收集齐全。
2、要把好档案材料的质量关。教学计划、教学总结、教案、论文等材料必须做到[三统一"，即统一纸张、统一格式、统一留出装订线，要写上姓名和日期。不得使用圆珠笔、铅笔或复写纸复写。
3、档案室负责对教学档案提供利用。凡借阅者必须经档案室负责人同意并按规定履行借阅手续。
4、借阅档案时，严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏。对违反者视情节轻重，报告有关领导给予处理。
5、档案归还后，档案员要严格检查、以保证档案的安全、完整。
荣誉实物档案立卷归档制度
为了加强荣誉(赠物)实物档案的管理，充分发挥其作用，根据上级有关规定，结合本校实际，制定本制度。
一、归档案范围:
1、上级机关、领导、友好单位人士来视察、检查工作、参观学习或其它交流活动赠送给本校的有保存价值的赠物、题词等。
2、本校参加上级组织的重大活动领取的带有纪念*质的证书、牌匾等。
3、本校荣获上级表彰的奖状、奖旗、奖杯、奖牌、荣誉证书。
4、本校各职能部门获上级表彰的奖状、奖旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等。
5、本校收到的各种有纪念意义的物品。
二、归档时间:
荣誉实物档案收集整理时间，以年度为限，每年收集整理归档一次，在翌年第一季度内收集整理归档完毕。教学业务工作获奖的，以学年度为限，在第二学年度开始后三个月内收集整理归档完毕。
三、归档管理要求:
1、凡属归档范围的荣誉实物必须按规定收集齐全，依时归档，妥善管理。归档的实物必须是原件，按规定分类整理编号排列。
2、本校获奖的荣誉实物档案，由档案室收集归档管理，各职能部门获奖的荣誉实物，由职能部门有关负责人协助档案室每年统一编制档案目录后，其实物可暂存在部门一段时间，再向档案室移交。
3、个人获奖的荣誉实物，只收集实物照片，其实物由个人保管。
4、可折叠的荣誉实物折叠后装盒保管。需要长时间展示和开架阅览的，应尽可能用复印件。
文书档案归档范围与保管期限表
基建档案文件范围及保管期限表
设备仪器档案材料归档范围及保管期限表
会计档案文件材料范围及保管期限表
声像、荣誉(实物)档案文件材料范围及保管期限表
教学档案归档范围和保管期限表
档 案 室 职 责
1、认真贯彻落实档案工作各项管理制度。
2、组织学习<档案法>和档案理论及业务知识，提高业务水平，使档案工作人员更好地搞好本职工作。
3、对本校的文件资料，认真收集，做到半年大清，年终彻底清。每年文件材料的立卷、归档工作争取在翌年三月前完成，教学档案能在新学年度三个月内归档完毕上学年度的材料，最迟不超过半年。
4、集中统一管理本校全部档案，积极做好提供利用，充分发挥档案工作为本校各项工作服务。 5、做好档案的保管工作，落实[八防"措施，使档案不受损坏。 6、严格执行档案的借阅登记制度，确保档案的保密与安全。 7、监督指导和协助各负责人做好档案立卷工作。 8、办理领导交办的其它业务工作。
档案员岗位责任制及考核办法
1、认真执行<档案法>及其实施办法和各项管理制度。
2、认真做好每年度文件的收集、整理、立卷、归档工作，按期完成档案的立卷归档工作，保证案卷质量符合档案行政管理部门的规定。接受各部门移交的各门类档案资料，做好编号排列上架入柜工作。
3、协助主管部门领导拟订档案工作计划、安排，注意总结推广经验。 4、积极开展档案的利用工作，编写各类档案立卷说明，编写和汇编各种资料。
5、熟悉室藏档案资料的内容及存放位臵，负责档案的统计工作，定期对档案的收入、移出、借阅、利用等情况进行统计，定期向上级主管部门报送统计报表。
6、坚持每日对库房的温湿度进行观察记录，掌握和做好温湿度调节工作。
7、严格执行各项档案管理制度，刻苦钻研业务，不断提高档案的科学化管理水平。同时负责对各部门的业务检查、监督、指导，努力完成领导交办的有关任务。
8、本岗位责任制纳入年度教师考核内容，成绩优秀者给予适当奖励。
兼职档案员职责
1、学习、宣传<档案法>和<保密法>，提高干部、职工的档案工作意识、保密观念和利用档案服务于本校工作的自觉*。
2、负责本校各部门档案资料的收集、整理工作，按规定时间和程序向档案室移交符合质量要求的档案。
3、协助档案室做好档案资料的分类、立卷工作。
档 案 保 管 制 度
1、档案是党国家的宝贵财富。统一管理各门类的档案，维护档案的完整和安全，最大限度地延长档案的寿命，充分发挥档案为本校和社会各项工作的服务作用，是档案保管的根本目的。
2、档案室要有专人负责，档案人员要遵守纪律，严格执行制度，确保档案的完整、保密与安全。档案要有专室、专柜保管。
3、档案库房应保持整洁，不在档案库主房内存放杂物和易燃易爆物品。严禁室内吸烟，确保档案的安全。室内配备有防盗、防光、防高温、防潮、防虫鼠、防尘等设施。录音、录象带应放在木柜或不磁化的柜架内。
4、档案入库出库时应认真检查验收，发现问题及时报告、及时进行处理。 5、对档案室各项设备，库存案卷定期进行检查。 6、保持案卷排列整齐，借出登记，归还核销。
7、档案工作人员要忠于职守，上班要做好档案库房每日的温湿度记录，及时通风、降温、降湿。 8、建立档案管理台帐，定期对各门类的数量、人员数量、各种设备、档案资料等进行统计。并及时向上级报送档案工作基本情况统计报表。建立完善的档案资料收入、移出登记。
9、档案工作人员工作调动时，要及时办理好移交手续，并将要注意的事项传授给接手人 。
档 案 借 阅 利 用 制 度
一、档案保管的目的在于提供利用。档案管理人员要熟悉室藏档案资料的内容与存放位臵，要根据单位和社会中心工作主动提供档案资料，为单位和社会各项工作服务。
二、本校工作人员因工作需要均可向档案室借阅有关档案、资料。凡查阅所属业务范围档案，需先办理登记手续，查阅非所属业务的，还需要有关领导同意，方可查阅。
三、外单位人员来查阅档案者，必须持有单位介绍信、*其身份及查阅的目的与内容，经主管领导同意，才给予查阅。档案管理人员应视其查阅内容，按有关规定给予查阅，并办理有关登记手续。
四、档案资料原则上在阅览室查阅，确需借出的，要经主管领导同意，到档案室履行借阅手续，借阅时间一般不得超过五天，如超过上述规定时间的，应重新办理借阅手续。归还时，档案人员应当面检查、注销。同时，利用者应在<档案利用效果登记表>填写利用档案的效果。
五、档案室案卷采取整卷借阅方法，借阅档案者需爱护档案，禁止涂改、勾画、沾口水翻页、拆散和抽换卷内文件，确保档案的齐全和整洁。如有以上行为者，按<档案法>有关条款查处。
六、借出档案如借阅人出差或调动工作时，应将所有档案全部归还档案室。
七、利用档案者须对所查阅档案资料负保密责任，有遵守保密制度，未经批准，不得擅自摘抄，复制和对外公开档案材料。
八、案卷借出、归还时，档案管理人员要当面严格检查，如发现有遗失、污损档案文件等情况，要追究借阅者的责任，并报告领导予以处理，构成犯罪者依法处理。
档 案 保 密 制 度
一、严格遵守<档案法>和<中华*共和国保守国家机密法>的有关规定，认真做好档案保密工作。、
二、有密件组成的案卷，要在档案目录上注明密级，设专柜保管。本校工作人员借阅机密文件、查阅党组会议记录、行政会议记录、须经领导批准。查阅的案卷只限于领导批准其查阅的有关内容，
不得将案卷带出档案室。秘密文件，须经主管保密的领导批准方可复制，并将复制件视为原件，按有关规定管理，以确保档案的安全与保密。
三、凡案卷内容涉及保密问题的，查阅档案者，一律不得泄密，违反者按有关规定处理。 四、查阅档案的人员，必须保证对档案材料的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将档案带出外面扩散，违者追究责任。
五、非档案人员，未经允许严禁进入档案库房，上级领导，外单位来指导、参观学习人员，必须由单位领导或档案人员陪同方可进入库房，一般不应涉及本校密件组成案卷。
六、档案工作人员要自觉遵守和执行以上有关规定。
档案的鉴定、销毁、移交制度
一、档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作必须有档案员会同有关部门负责人组织实施。对确无价值的档案进行登记造册，经单位主管档案工作领导批准后按有关规定销毁。
二、档案室工作人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。 三、鉴定标准:
以上级档案部门的有关规定为依据，制定各门类档案材料的保管期限表，作为确定案卷保管期限和鉴定销毁的标准。
四、档案的销毁:
档案鉴定小组应定期组织对室藏档案进行鉴定，对超过保管期限的档案和需要调整保管期限的档案提出处理意见 。对超过保管并无保存价值的档案，登记造册，报请主管领导批准，进行销毁。销毁时，须由两人负责监销，并在销毁清册上签名。销毁清册由档案室保存。
不需立卷归档文件材料的范围和处理办法
一、上级机关的文件材料
1、上级机关任免，奖惩非本校工作人员的文件，普发供参阅，不办理文件材料。 2、上级来文供工作参考的抄件。 3、上级领导征求意见未定稿的文件。 4、没有领导重要批注意见的重份文件。 二、本校的文件材料 1、重份文件。
2、无查考利用价值的事务*、临时*文件。
3、非经会议讨论，未经领导审阅，签发的未生效的文件、电报、草稿、一般*文件的非定稿。 4、被包括的文件，即一份文件的全部内容已被另一部分文件所包括。 三、不需要贯彻执行，无查考价值的同级机关和非隶属机关的文件材料。 四、不需在办理的、不用备案的、下级机关送来一般*文件材料。
上述文件材料除需备查由综合档案室整理之外，其余均由文书部门填写销毁清册，经有关领导批准，并由二人监销处理。
堤东小学档案分类编号方案
为了进一步加强档案综合管理工作，提高现代化管理水平，实现档案分类、整理、编目、排列标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，使档案更好地为教育改革、发展服务，根据<广东省档案分类办法>，结合本校实际，制定本分类方案。
一、分类原则
1、以本校所形成的全部档案为对象，根据各个职能部门、档案内容和档案载体形成特点进行分类，便于科学管理和开发利用。
二、类别设置 〈一〉大类设置
本校全部档案分为文书(党、政、工、团、妇)档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、声像档案、教学档案、荣誉实物档案七大类。大类分别用英文字母代字。如下表:
属类设置
各大类视实际需要设一级属类、二级属类，属类用阿拉伯数字代字。随着属类的增加，阿拉伯数字可以一直往下顺延。属类名称和代号如下表:
三、分类与编号方法
〈一〉文书档案
按[年度-机构-问题"组卷。永久、长期保管的档案合编一本目录，每年的案卷先排永久，后排长期，一年或多年编一个流水号。短期保管的档案自编一本目录，多年编一个流水号。分类编号方法如下:
a 12"1-1 案卷号(第1卷) 目录号(第1本目录)
永久、长期保管期限代号
大类代号(文书档案)
a 3"1-1
案卷号(第1卷)
目录号(第1本目录)
短期保管期限代号
大类代号(文书档案)
〈二〉基建档案
按工程项目分类，每个工程项目各自编案卷顺序号。分类编号方法如下:
b 1-1
案卷顺序号(第1卷)
属类代号(第一项工程)
大类代号(基建档案)
〈三〉设备仪器档案
以设备名称或型号分类，每一名称或每一型号的设备各编案卷顺序号。分类编号方法如下:
c 1· 1-1
案卷顺序号(第1卷)
目录号(第1号目录)
一级属类代号(设备名称或型号)
大类代号(设备仪器档案)
〈四〉会计档案
1、报表:每年的报表组成一卷，按年、月顺序进行排列，多
年编一个流水号。分类编号方法如下:
d 1· 1-1 案卷顺序号(第1卷)
目录顺序号(第1本目录)
一级属类代号(报表)
大类代号(会计档案)
2、帐簿:每本帐簿为一卷。案卷按年、月顺序排列，多年编一个流水号，单数目录为25年保管期限的帐簿，双数目录号为15年保管期限的帐簿。分类编号方法如下:
d 2"1-1
案卷顺序号(第1卷)
目录号(期限25年)
一级属类代号(帐簿)
大类代号(会计档案)
d 2"2-1
案卷顺序号(第1卷)
目录号(期限15年)
一级属类代号(帐簿)
大类代号(会计档案)
3、凭证:每本凭证为一卷，案卷按年、月顺序排列，多年编一个流水号。分类编号方法如下:
d 3· 1-1
案卷号(第1卷)
目录号(第1本目录)
一级属类代号(凭证)
大类代号(会计档案)
4、其它:主要包括会计档案移交、销毁清册等材料。多年编一个流水号，分类编号方法如下:
d 4"1-1 案卷号(第1卷)
目录号(第1本目录)
一级属类代号(其它)
大类代号(会计档案) 〈五〉声像档案
1、照片:按荣誉实物类、各种活动类进行分类组卷，一本照片簿为一卷，案卷按时间先后顺序排列，多年编一个流水号。分类编号方法如下:
f 1· 1-1
案卷号(第1卷)
目录号(第1本目录)
一级属类代号(照片)
大类代号(声像档案)
2、录音、录像带:一盒为一卷，按形成时间先后排列，多年编一个流水号。分类编号方法如下:
f 2· 1-1
案卷号(第1卷)
目录号(第1本目录)
一级属类代号(录音、录像带) 大类代号(声像档案)
3、磁盘、光盘:一盒或一张碟为一卷，按形成时间先后排列，多年编一个流水号。分类编号方法如下:
f 3· 1-1 案卷号(第1卷)
目录号(第1本目录)
一级属类代号(磁盘、光盘)
大类代号(声像档案)
〈六〉教学档案:
1、教学管理:按教学年度整理，一个或多个学年度编一个流水号。分类编号方法如下:
g 1· 1-1
案卷号(第1卷)
目录号(第1本目录)
属类代号(教学管理)
大类代号(教学档案)
2、教师个人业务:按个人组卷，每人一个案卷号。分类编号方法如下:
g 2· 1-1
案卷号(××老师)
目录号(第1本目录)
属类代号(教师业务)
大类代号(教学档案)
3、体育卫生:按自然年度整理，多年编一个流水号。分类编号方法如下:
g 3· 1-1
案卷号(第1卷)
目录号(第1本目录)
属类代号(体育卫生)
大类代号(教学档案)
4、题库:按教学年度整理，多个学年度编一个流水号。分类编号方法如下:
g 4· 1-1 案卷号(第1卷) 目录号(第1本目录)
属类代号(题库)
大类代号(教学档案)
5、学籍册、学生名册(含插班生登记表):按教学年度整理，多个学年度编一个流水号。分类编号方法如下:
g 5· 1-1
案卷号(第1卷)
目录号(第1本目录)
属类代号(学籍册、学生名册)
大类代号(教学档案)
〈七〉荣誉实物档案
一件实物视为一卷，按时间先后排列，多年编一个流水号，分类编号方法如下:
h 1· 1-1
案卷(件)顺序号
目录号(第1本目录)
属类代号(可折叠类:奖状、奖旗、证书等) 大类代号(荣誉实物)
·-案卷(件)顺序号
目录号(第1本目录)
属类代号(不可折叠类:奖杯、奖牌、纪念品等) 大类代号(荣誉实物)
堤东小学综合档案室
2005。8。20
档案室管理制度7
[篇一:技术档案管理制度]
总则:
1、1为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。
1、2本公司技术档案是指各技术部门(包括车间)在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。
1、3公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。
1、4按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司技术部设立综合档案室，并配备专职人员管理。综合档案室在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
2技术文件资料的归档:
2、1每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位(卷、代、册、盒)，由技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。
2、2各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续(参见pd423<文件控制程序>表码pd423-02)，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。
2、3凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。
2、4凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签字后，向档案室移交归档。
2、5凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。
3综合档案室的任务和管理人员的职责:
3、1综合档案室的任务:
3、1、1集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。
3、1、2协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。
3、1、3承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。
3、2技术档案管理人员的职责:
3、2、1认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。
3、2、2科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。
3、2、3遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。
3、2、4严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。
3、2、5保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。
4技术档案的鉴定和销毁:
4、1认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。
4、2凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。
5技术档案的保管和借阅:
5、1对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制<档案查阅目录>，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
5、2认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交技术主管审查。技术主管根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实*进行复查。
5、3做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。
5、4技术档案的保密制度:
5、4、1全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案(包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等)，要由技术主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。
5、4、2技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。
5、4、3非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。
5、5技术档案的借阅:
5、5、1凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写<文件借阅登记表>，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。
5、5、2技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方能借出。
5、5、3经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值(各类书籍按标价、资料按制作价格)报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额返回。
5、5、4借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要*进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。
6技术档案的复制和技术资料的发放:
6、1凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。
6、2需加工制作的工装类图纸文件，应晒制三套。一套用于技术员作工艺后发放采购部备料，以及转交质量部进行木模、坯料检查，其中装配图发放于模具保管，供工装的管理使用；一套发放生产部或采购部，用于加工订货；一套用于档案室存档，供日常借阅使用。
6、3用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份，发放生产车间、质量部、分管技术员及档案室存档。经会签后的铸件图还应至少发放一份至顾客处，其中，重油厂需发放三份。
6、4用于指导生产及作为验收依据的泥芯图，应晒制四份，发放外协办、生产车间、质量部、及档案室存档。
6、5用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应晒制三份，发放生产车间、分管技术员及档案室存档。
6、6作为验收依据的检验卡片，应晒制三份，发放质量部、分管技术员及档案室存档。
6、7因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制<文件发放清单>(参见pd423<文件控制程序>表码pd423-01)，发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写<文件领用申请单>(参见pd423<文件控制程序>表码pd423-06)，经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。
6、8发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复(晒)制资料的实际价格核算，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送交公司财务部。
7技术档案和受控技术文件的更改:
7、1当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面*，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。
7、2技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。
7、3为防止各使用场所的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，其使用期限为一年，过期自动作废。需重复使用时，经文件归口管理部门审查后，盖上“确认”*，审查人员签字认可后方可再次使用。
[篇二:企业档案管理制度的制定]
一、文书档案归档制度
1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑*钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制
1、认真学习专业知识，贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1、档案工作人员要提高警惕*，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据<保密法>的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、其他
解释权归公司行政人事部。
[篇三:文件档案管理制度]
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
[篇四:建筑企业档案室管理制度]
档案保管制度
一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。
二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。
四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
六、做好库房温湿度的*与登记工作。
七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
档案保密制度
一、高度认识档案保密工作的重要*，严格遵守有关法规和制度。
二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。
三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密*质的档案内容。
四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。
五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。
六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。
七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。
档案利用制度
一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持*(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。
二、查阅重要的或密级档案，按<档案保密制度>办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位*外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还)；若续借，需办续借手续。
四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。
五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。
七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。
档案室人员岗位职责
一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。
二、遵守各项档案业务规章制度。
三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。
四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。
五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。
档案鉴定制度
一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。
二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。
三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。
四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。
五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。
六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。
安全与消防制度
一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。
二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。
三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。
四、档案工作人员应熟悉消防器材的*能及使用方法 ；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。
五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。
[篇五:档案室需要哪些制度]
档案室规章制度
一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案库房。
二、查阅档案资料时，必须履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。
三、库房内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
四、经常检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。
五、离开档案库房时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管库房钥匙。
六、库房应保持清洁卫生，通风干燥。
档案保管制度
一、为了充分发挥档案的利用率，组卷时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。
二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损、褪变现象，做到反复修复，保证档案的完好*。
三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。
四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作。
五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。
六、档案入室和移出要有登记和统计。
立卷归挡制度
一、负责本校各类档案的收集、积累、整理、分析、保管、利用，为学校工作，提供有关信息，当好参谋。
二、按有关规定修订立卷类目及保管期限，供各科室立卷时参考，以利于有计划、有条理进行平时归卷工作。
三、档案室管理人员，要主动协助、督促各科室内勤人员完成归卷工作。
四、按国家的档案法及有关上级规定，严格把好组卷关，案卷达到标准化、规划化。
五、归档案时间定为:当年的文书档案，应在次年6月底以前完成立卷归档。
档案室管理制度
一、档案室是开发利用档案资料信息的窗口，储存档案史料的要地，无关人员不得随便进入。
二、经常检查室内、箱内的防火、防潮用品，切实做好“七防”工作。
三、档案管理人员对室内实行天天小扫除、一周大扫除制度，保持室内的整洁和档案的质量。
四、档案管理人员下班时，必须把放案卷的箱柜上锁。做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门。
五、档案库房内严禁吸烟，杜绝明火入室，确保档案室的安全。
档案利用制度
一、凡查阅档案，必须办理借阅登记手续，阅后直接面还保管人员。
二、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。
三、非党员不得查阅有关党内档案。
四、查阅档案资料时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。
五、摘抄的材料须用公文稿纸，不得摘在个人笔记本内。
六、档案材料原则上不借出室外，如特殊需要，经有关领导批准，方可借阅，但时间不得超过一星期。
档案管理制度8
档案管理制度是怎么样的呢，大家是否有了解?以下是小编为大家整理的档案管理制度，希望对大家有帮助!
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用*和有效*，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动*、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整*及保密*，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的*质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条本制度从二O一一年十月一日起执行。
1.干部档案管理制度
2.公司档案管理制度汇编
3.公司档案管理制度
4.档案管理制度
5.个人档案管理制度
6.档案室管理制度
7.学校档案室管理制度
8.档案保密管理制度
9.文秘档案管理制度
10.文书档案管理制度
校务公开档案管理制度9
根据有关档案管理的规定，特拟定以下校务公开档案管理制度：
一、立卷归档制度
1、按学院校务公开细则公示的，有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记载材料，都属于立卷归档范围。
2、归档要求，凡已公开的记载材料，部门移交时须进行整理、分类、立目、装订后移交。
3、归档时间，通过公示后的记载材料，各部门须在结束后十五天之内整理后提交存档。
二、档案保管制度
1、校务公开档案库以部门为单元，分类保管。
2、加强档案库的防火、防盗、防虫的安全工作。
3、不断改善保管条件，提高保管水平。
三、档案利用制度
1、保管人员必须熟悉其档案范围及主要内容，为相关上级部门和学院部门的查询提供服务。
2、查阅必须办理登记手续，未经同意，不得翻拍摄影，不得复印。
3、借出必须办理审批手续，不得遗失。
4、校务公开范围仅限于学校内部，外部人员查阅借阅时，须遵循《国家安全法》及相关保密规定办理。
四、档案管理人员实行工作责任制
1、档案管理人员要忠于职守，熟悉业务。
2、档案管理人员要按相关制度提出管理措施，要对部门档案立卷归档提供指导。
3、档案管理人员在整理保护和提供利用方面作出成绩的，校务公开领导小组予以奖励。