办公室打电话礼仪

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更新:2024-02-29 04:30:33

   办公室的电话礼仪

   “电话嘛,响了就接,有问就答嘛,哪有什么技巧啊?”要是现在谁还会有这种想法,那也太老土了。要知道,在现代社会的办公室,就连接打电话也有一定的礼仪可言,不信,请看下面:

办公室打电话礼仪

   如果你要出差几天,电话留言必须说明情况,否则来电者可能误以为你只是去开会,几个小时后就会回来,因而再次来电,或者预想你会在当天回电。这两种情况都让对方感到难以联络到你。

 

   打电话前要先准备好,如果对方没有接听电话的话,省得在听到留言的提示音后,还得慌里慌张地马上组织语言。留言时必须解释你打电话的原因,以及希望对方何时回电,另外不要忘记留下自己的电话号码。要注意,说留言时不要太快,否则对方必须重复听取留言。

   

   避免使用电话的等候功能,这种功能会使对方觉得你不重视他的时间,即便你只是暂停一下去找资料,也会显示你的准备不足。

 

   不要在手机上谈论涉及商业机密的事情,对方有可能会担心你是在公共场合打电话。

 

第2篇:浅谈办公室电话礼仪

“电话嘛,响了就接,有问就答嘛,哪有什么技巧啊?”要是现在谁还会有这种想法,那也太老土了。要知道,在现代社会的办公室,就连接打电话也有一定的礼仪可言,不信,请看下面:如果你要出差几天,电话留言必须说明情况,否则来电者可能误以为你只是去开会,几个小时后就会回来,因而再次来电,或者预想你会在当天回电。这两种情况都让对方感到难以联络到你。

打电话前要先准备好,如果对方没有接听电话的话,省得在听到留言的提示音后,还得慌里慌张地马上组织语言。留言时必须解释你打电话的原因,以及希望对方何时回电,另外不要忘记留下自己的电话号码。要注意,说留言时不要太快,否则对方必须重复听取留言。

避免使用电话的等候功能,这种功能会使对方觉得你不重视他的时间,即便你只是暂停一下去找资料,也会显示你的准备不足。

不要在手机上谈论涉及商业机密的事情,对方有可能会担心你是在公共场合打电话。

第3篇:办公室秘书电话礼仪

office小姐的对外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您公司有极佳的印象。

■通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。

■接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。

■接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。

■当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。

■当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。

■在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。

■如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?"

■要转告正在接待客人的人有电话时,最好不要口头转达,可利用纸条传递口信,这样不仅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。

■听不清楚对方说话的内容时,最好不要犹豫,应立即将状况明确告知对方,请对方给予改善。

■如果电话突然发生故障导致通话中断,此时务必换另外的电话再拨给对方,向对方解释清楚。

■挂断电话前的礼貌不可忽视,要确定对方已挂断电话,才能放下听筒。